Referat fra styremøte Danvik borettslag

Tid: Torsdag 11.12.14 kl 18:30

Sted: Danske restaurant, Pier 7, Grønland

 

Tilstede: Haakon, Jan, Mette og Geir.
Forfall: Jan Erik (sykdomsforfall), Geir Ove.
 

 

Sak 70 (14/15) Åpning.

Vedtak: Dagsorden godkjent. Haakon valgt til referent. Tre saker til eventuelt

 

Sak 71 (14/15) Protokoll forrige møte.

Vedtak: Protokoll fra forrige styremøte godkjent og signert.

 

Sak 72 (14/15) HMS-spørreundersøkelsen/tilstandsrapport.
Styret er lovmessig pålagt å utarbeide en HMS-plan. For å tilfredsstille kravet utarbeidet styreleder spørreundersøkelse som i forkant ble sendt styremedlemmer samt TU for evt. kommentarer. 

Flere av spørsmålene er tatt fra mal utarbeidet av NBBL (Norske boligbyggelags landsforbund), mens andre har direkte sammenheng med vedlikehold av boligen.

Målet med undersøkelsen er et forsøk på å systematisere viktige deler av styrets arbeid, og å sette inn tiltak – individuelle og generelle – der det oppleves problemer. Dette har – så vidt vites – aldri tidligere blitt gjort i Danvik borettslag. Det er således et verdifullt arbeidsdokument i tiden framover, i den grad styret ønsker og har vilje til omsorg for beboernes bosituasjon.
Til flere som besvarer undersøkelsen, til riktigere bilde gir undersøkelsen av forholdene. Det er derfor sterkt ønskelig at alle beboere deltar og svarer på flest mulig av spørsmålene, selv om ingen er pålagt å svare.

Styret har pr. i dag mottatt svar fra 31 beboere. Inkludert en beboer som besvarte noen av spørsmålene på e-post, og mente at de bryter med Datatilsynets bestemmelser bl.a. fordi det ikke klart er opplyst at undersøkelsen er frivillig.
Samt en beboer ønsker ikke å svare på noen av spørsmålene fordi den etterspør for mye detaljert informasjon.   
Styreleder har sendt brev til Datatilsynet og bedt om synspunkter. Svar foreligger ikke pr. dags dato. 

Gjennomgang av resultatene vil bli tatt på neste styremøte.

Vedtak: Tas til orientering. Styret vil gjennomføre en evaluering og diskutere eventuelle endringer til neste runde av HMS/vedlikeholds-arbeidet.

 

Sak 73 (14/15). Bankkonto-borettslaget. 
Styret har som mål å opprettholde en fornuftig kostnadsramme og er derfor interessert å få de beste betingelser på forskjellige områder. NBBO har inngått en avtale med Nordea som et alternativ til DNB. Vi er i dialog med bankene og det er muligheter for å senke renten på huslånet, samt få bedre rentebetingelser på våre innskuddsmidler.
Vedtak: Haakon igangsetter en formell prosess i midten av januar med begge bankene, og tar initiativ til at ny låneavtale inngås med Nordea hvis den effektive utlånsrenten der er minst 0,2% lavere enn det DNB kan tilby.

 

Sak 74 (14/15). Loftsinspeksjon.

Styreleder har – etter beboeres ønske – undersøkt ventilasjonsanlegg på noen loft, og funnet flere mangler som tyder på faglig ukyndighet. I forbindelse med ombygninger, har gammelt ventilasjonsopplegg fra bad/vaskerom blitt blindet, og avtrekk fra komfyr frakoblet. Lufteopplegg fra kloakk går ut inne på loft, ikke over loft. Noen loftvifter er frakoblet.

Vedtak: Styret undersøker hvilke beboere som pr i dag ikke har behov for to luftepiper. I fall beboer aksepterer, vil ekstra luftepipe i disse boliger ikke bli montert i vinter, men først når det eventuelt seinere blir aktuelt. Kostnadene ved evt. seinere montering vil bli dekket av borettslaget.
Styreleder tilbyr råd og veiledning til de som ønsker.

 

Sak 75 (14/15 Brannsikring
Trygg og Sikker hadde brannvernkontroll i 22 av 22 påmeldte boliger den 11.11.14. Røykvarslere og brannslukkingsapparater ble kontrollert, batterier utdelt. Rapport mottatt. Alle brannslukkingsapparater ble godkjent.
Både ionisk og optisk røykvarsler er godkjent, men optisk anbefales. 5 beboere hadde ionisk røykvarsler. 2 beboere hadde gammel røykvarsler som ble anbefalt byttet. 3 beboere hadde røykvarsler med meget god dekning, og 4 beboere hadde røykvarslere tilknyttet alarmsentral. 3 beboere hadde ikke-godkjent røykvarsler-opplegg. Grunnen var enten at røykvarsler var nærmere vegg enn 50 cm, eller at røykvarsler ikke var plassert i hørbar avstand fra soverom.
Batteri utdelt til de som ikke hadde kontroll av Trygg og Sikker. Beboere kan kontakte styreleder hvis flere batterier er ønsket.

Vedtak: Tas til orientering. De som ikke har røykvarsler i orden eller har fått negative merknader, tilskreves og gis tilbud om assistanse slik at opplegget kan godkjennes. De som ønsker ny røykvarsler må selv bekoste dette.

 

Sak 76 (14/15) Søknad le-vegg
Beboer har satt opp le-vegg, 120 cm høy, på platting på forsiden av huset, og søkt på etterskudd. Erstatter gammel råtten le-vegg, men er 30 cm høyere. Styreleder har sendt e-post til nærmeste naboer i fall innvendinger. Ingen innvendinger.

Vedtak: Søknad innvilges. Beboer som ønsker å sette opp le-vegg eller andre endringer til fasaden må huske på å søke styret på forhånd.

 

Sak 77 (14/15) Gave til Gunnar Berntsen, VVS-ingeniør

Ovennevnte har vederlagsfritt bistått borettslaget med viktig kompetanse og faglige råd vedrørende borettslagets utluftingsløsning. Gunnar er bosatt på Kongsberg og har deltatt på 2 møter med styret/Byggtek/Buskerud Blikk.

Styret ønsker å gi en gave for å takke Gunnar for innsatsen.
Vedtak: Gave til inntil kr. 1.000 innkjøpes og sendes.

 

Sak 78 (14/15) Referatsaker

a)     Styreportalen og dokumenter. Alle styremedlemmer kan se viktige styredokumenter, lagt ut i NBBO-Portalen.

b)     Orientering vedr. vindusglass. Har fått svar fra Drammen glassmesterverksted og Glassmester Olsen. Glassmester Christoffersen sier de også har sendt tilbud, lover å ettersende. Grovt regna er prisene, inklusive moms, rundt 4.000 pr stort vindu, og 2.000 kr pr. standardvindu. Dersom hele vinduet skal skiftes, koster det ca. 2,5 ganger så mye. Evt. råtne vinduskarmer kan utbedres av snekker. Lønner seg å skifte glass på flere vinduer samtidig. Spørreundersøkelsen vil forhåpentligvis gi svar om hvem som har punkterte vinduer.

c)     Dør-retting. 5 beboere ønsket å rette feil på verandadør, ingen på garasjedør, jfr. melding på våre hjemmesider i november. Feilene er allerede utbedret av snekker Tommy Holmstrøm.

d)     Styreleder har funnet arkivert brev fra ”Euroblikk” i 2011. Firmaet foretok 3 grundige inspeksjoner av våre gamle tak, mente at feilen ikke var dårlig belegg. Brevet ble ikke lagt fram for beboerne i forbindelse med diskusjonen om nye tak, daværende styreleder har pr e-post opplyst at brevet var ukjent.

e)     Søppeltømming. Ekstra søppelcontainer er satt opp ved avfallsplass nærmest Andedammen. Fortsatt kritikkverdig søppeltømming, bl.a. hensetting av søppelposer utafor container-rommet, noe som gir fritt fram for rotter, mus og fugler. Viktig å sjekke om det er plass i Andedam-containere dersom containere ved idrettsplassen er fulle.

f)      NBBO vaktmestertjenester og samlet regning for gressklipping etc. Regningen var høyere enn ventet, vi venter fortsatt på svar. Geir purrer.

g)     Brev til Byggtek vedr forsikringssaker. Styreleder har etter purring mottatt kortfattet oversikt over siste års forsikringsskader i Danvik borettslag. Siste store vannlekkasje fra april kostet over en halv million kroner, dekket gjennom vår forsikring i If.

h)     Brev til BDO/revisjon. BDO har sendt oss e-post vedr forlengelse av engasjementsavtale. Styreleder har i den forbindelse bedt om å få oppgitt BDO sine revisjonssatser, samt bedt om nærmere forklaring vedr. avvikende budsjetts/regnskapsmessige forhold i 2012 og 2013 som ikke er blitt tatt opp av revisor. Brev også sendt forretningsfører som opplyser at borettslag er pliktig til å ha revisor.
I sitt svar opplyser BDO at de opererer med timepriser fra 700-1800 kroner avhengig av erfaring/kompetanse. Borettslaget har fastpris for revisjonen. Under revisjonen tas kun stikkprøver. Såfremt balanse stemmer, må eventuelle avvik skyldes svikt i styrets attestasjons-rutiner. BDO går ut i fra at utgifter som ikke er budsjettert, er styrebehandlet. 
Engasjementet fornyet.

i)      Kontakt tatt med Huseiernes landsforbund vedr mulighetene for å etterprøve tidligere betalte fakturaer. Under takomleggingen ble det foretatt arbeider som tidligere styre ikke synes å ha vedtatt, men som allikevel er blitt attestert av samme styre. Byggtek har gitt noe i kompensasjon i denne forbindelse, har tidligere styre også ansvar? Huseiernes landsforbund mener svar her vil kreve en mer dyptgående juridisk vurdering enn den gratistimen som vårt medlemskap gir adgang til.

Vedtak: Tatt til orientering

Sak 79 (14/15) Eventuelt

a)     Vedlikeholdsplan. Teknisk Utvalg arbeider fortsatt med forslag til vedlikeholdsplan, og vil komme med anbefalinger overfor styret når ferdigbehandlet.
Estimerte kostnadsrammer for ulike vedlikeholdsoppgaver er viktig før evt. tiltak iverksettes. Haakon ønsker å  innhente forslag /tilbud fra noen garasje-leverandører.

b)     Pga sykdom - enighet om å sendes blomster til styremedlem Jan Erik.

c)     Skadedyrkontrollfirmaet har gjennomført kontroll og lagt ut ny gift i boksene.