AKTUELT  -  STYRENYTT  -  BONYTT  -  FOTOALBUM  -  VERDT Å VITE  -  HMS -  SPØRSMÅL&SVAR  -  INNHOLD

Tid: Onsdag 20. mars kl. 18.30

Sted: Danvik folkehøgskole, Casablanca-rommet.

DAGSORDEN:

1) KONSTITUERING
a) Status fremmøte
b) Valg av møteleder
c) Valg av sekretær
d) Godkjenning av innkalling
e) Valg av én andelseier til å undertegne protokollen (sammen med møteleder)
Godkjenning av dagsorden

2) ÅRSMELDING FRA STYRET
Forslag til vedtak: Årsmeldingen ble tatt til orientering.

3) ÅRSREGNSKAP
Forslag til vedtak: Årsregnskapet 2018 som viser et underskudd på kr 383.425, godkjennes.
Resultatet føres mot annen egenkapital i balansen.

4) HONORAR TIL STYRET
Forslag til vedtak: Styrehonoraret fastsettes til kr 54.800 for perioden fra ordinær generalforsamling i 2018 til ordinær generalforsamling i 2019. Styret fordeler selv honoraret blant sine medlemmer.
Som godtgjørelse for telefon og/eller internett gis det kr 1.000 til styreleder.

5) INNKOMNE FORSLAG
Det var ved fristens utløp 16.2.19 innkommet 2 forslag.
a) Forslag fra Styret om «Opptak av lån og refinansiering».
b) Forslag fra Jan Erik Reffhaug om «Opphevelse av styrevedtak».

6) VALG
Det skal velges følgende:
a) To styremedlemmer, hver for 2 år
b) Fem varamedlemmer, hver for 1 år
c) Valgkomité på to personer, hver for 1 år
d) Delegat og varadelegat til NBBOs generalforsamling, hver for 1 år
Valgkomiteens innstilling legges fram seinest på generalforsamlingen.

Vedlegg til innkallingen:
a) Styrets årsmelding
b) Forslag til årsregnskap
c) Revisjonsberetning
d) 2 innkomne forslag
e) Navneseddel og fullmaktsskjema

3. STYRETS ARBEID

MØTEVIRKSOMHET:
Siden forrige ordinære generalforsamling har styret avholdt 7 møter, og behandlet og protokollert 101 saker. I tillegg til møtene har styret hatt diverse befaringer på borettslagets områder.
Som forretningsfører får NBBO tilsendt protokoll fra styremøter/generalforsamling. Forretningsfører oversender styret forslag til bl.a. budsjett og regnskap.
Styret har god kontakt med forretningsfører om den daglige drift av borettslaget.
Vi har også, vederlagsfritt, brukt vårt medlemskap i Huseiernes Landsforbund og Boalliansen til diverse rådgivning.


SAKER SOM HAR VÆRT - OG ER - UNDER ARBEID:

Styret har hatt åpenhet som viktig prinsipp. Det betyr bl.a. at vi er opptatt av informasjon og dialog, at henvendelser fra beboerne tas på alvor og besvares raskt, og at styrereferater (minus sensitive personopplysninger) gjøres kjent for beboerne. E-post og borettslagets interne hjemmesider (www.danvikbl.no/beboer.htm) spiller en viktig rolle i dette arbeidet, i tillegg har viktig informasjon også blitt gitt på sms, epost og på papir.  Enten gjennom oppslag ved postkassene eller ved særskilte infoskriv. Styrets oppfatning er at relevant og forståelig informasjon fremmer beboernes interesse og ansvar, noe som er til fordel både for styrets arbeid og for borettslaget som helhet.
I begynnelsen av perioden ble det lagd møteplan for hele perioden, og forut for alle styremøter er dagsorden med saksliste sendt ut til både styremedlemmer og varamedlemmer.
Styret har fordelt viktige arbeidsoppgaver seg i mellom og slik at hvert medlem av styret har sine faste ansvarsområder.  Samarbeidet i styret, og forholdet mellom styret og beboerne, har vært godt.

a) Garasjer og utomhusanlegg.
Arbeidet nytt garasjeanlegg og rehabilitering av gamle garasjer, ny avfallsløsning samt asfaltering av veier etc. er det viktigste som har skjedd i borettslaget i 2018.
Firma Bogen og Mathisen var engasjert som totalentreprenør og deres Kyrre Hagen var driftsleder.
Arild Sando fra firma Stener Sørensen var borettslagets ansatte byggeleder.
Etter en del forsinkelser på grunn av at det kommunale saksbehandlingsarbeidet tok lengre tid enn forventet, tok rivingsarbeidet til i slutten av juli. Seinere gikk framdriften i hovedsak som planlagt. Andelseierne kunne ta i bruk sine garasjer 10. desember, alle fikk da utlevert fjernkontroller, nødnøkkel,  manual for portåpner samt olje for smøring av portens bevegelige deler.
Noe arbeid står fortsatt igjen: Garasjene skal garasjene påføres ytterligere et malingsstrøk. Noe utomhus-arbeide ikke ferdigstilt, bl.a. utbedring etter graving. Grunnarbeider/asfaltarbeider etc. er flere steder ikke tilfredsstillende utført, bl.a. er det vanninntrengning i de fleste garasjer. I overtakelsesprotokoll heter det at dette skal bli rettet opp innen 1.6.19.
Under arbeidets gang, ble det bl.a. holdt byggemøter annenhver uke. Her deltok fast driftsleder, byggeleder og styreleder. Ellers har borettslagets egen garasjegruppe og styret hatt viktige roller både under anbuds-utarbeidelse og oppfølging. Styret har vektlagt god informasjon til andelseierne, og innspill herfra har blitt verdsatt. Bl.a. vedrørende fordeling av garasjene.
Underveis ble det vedtatt noen justeringer i planene. Bl.a. ble garasjene lengre enn planlagt og porthøyden ble større. Betongveggene og dreneringa i bakkant av de to garasjerekkene ble gjort bedre. Vi fikk også lagd 4 ekstra parkeringsplasser.
Med «alt» inkludert, dvs også tegninger og kommunalt saksbehandlingsarbeid, og fratrukket containerstøtte fra RfD og elbilstøtte fra kommunen, er sluttregninga til borettslaget på ca 8,672 mkr. Av dette er 5,5 mkr dekket ved ekstra låneopptak, mens resten er tatt av borettslagets oppsparte midler.
Sluttbeløpet er ca. 5% høyere enn det som det ble tatt høyde for under årsmøtebehandlingen i 2015, men samtidig har prisstigningen i perioden fra vedtak og fram til garasjene ble ferdige, vært på nærmere 10%.
Styret er derfor av den oppfatning at vi har fått levert anlegget til en pris som egentlig var lavere enn den reelle rammen samtidig som andelseierne i tillegg fikk garasjer med vesentlige standardforbedringer.
Det er også viktig å merke at felleskostnadene/husleia har økt mindre enn hva som ble forespeilet på det årsmøte der de økonomiske rammene for prosjektet ble trukket opp: Ikke med 700 kroner, men i underkant av 600 kroner.   
Vi har hatt et godt samarbeid med partene, og er av den oppfatning at vi i 2019 vil finne tilfredsstillende løsninger på de oppståtte problemer. 

b) Tilvalg.
Alle andelseiere fikk tilbud om tilvalgstjeneste (tilleggstjeneste/ekstratjeneste) i forbindelse med garasjene og utomhusanlegget. Etter tilråding fra entreprenør, ble gangveiene inn til hver enkelt bolig kun asfaltert/masseutskiftet fram til lilletaket. De som ønsket utført arbeid under lilletaket, fikk dette utført etter egen avtale med entreprenør, og dekket selv disse utgiftene.
I garasjene ble det gitt tilbud om fullt elbil-ladeopplegg og ekstra oppbevaringsloft i garasjene. Dette måtte også betales av den enkelte, og faktura for dette arbeidet er seinere sendt fra borettslaget til den enkelte.
Ca halvparten av andelseierne ønsket en eller annen tilvalgstjeneste.

c) Bankbytte.
Borettslaget har tatt opp 5,5 mkr i lån i Handelsbanken til de nye garasjene, samt overført tidligere restgjeld til Handelsbanken, ca 7 millioner kroner. Rente 1,98%. DnB er – etter krav fra NBBO – fortsatt vår «dagligbank».

d) Parkering.
For å forebygge evt parkeringskaos under anleggsperioden, sendte vi brev både til Drammen kommune og til ordføreren om delvis øremerking av nærliggende gater til andelseiernes biler, evt. rimeligere parkering i ordfører Ingebrigtsens gate. Begge ønskene ble avslått.
Ellers er ”ulovlig” parkering - både på borettslagets interne veier og på borettslagets egne parkeringsplasser - for mange en kilde til irritasjon. Her er det viktig at husreglene følges:
Bare av- og pålessing på borettslagets interne veier, ingen hensetning av biler på borettslagets egne parkeringsplasser – bruk egen garasje. Kontakt styret om du trenger dispensasjon, for eksempel dersom håndverker er på besøk.

e) Strøm.
Strøm til utelys, kjeller og garasjer dekkes av borettslaget. I forbindelse med nye garasjer og opplegg til elbil-ladning, har nettet nå fått større kapasitet: 80 KW.
Evt elbiler må kun lades med godkjente ladere. De som bruker borettslagets strøm til å lade elbil, må melde ifra til styret. Styret tar sikte på årlig å avregne dette strømforbruket. 

f) Kjelleren.  
Borettslagets kjeller, som 4 boliger hviler på, er i lite bruk. Den nyttes nå midlertidig som lagringsplass for de andelseiere som har ønsket det, i forbindelse med bygging av nye garasjer. Deler av kjelleren ligger rett under internveien. Fra kjellertak til veibane er avstanden målt til ca 125 cm, og selve betongdekket under veien har en dybde på ca 50 cm. Dette er meget solid. Asfaltarbeidene nå i høst kunne derfor gå etter planen.
Styret har som mål å oppgradere kjelleren, bl.a. sandblåse de mest utsatte steder. Det byr imidlertid på problemer å finne fagfolk som kan påta seg en slik jobb. Foreslått rehabilitering med prislapp til rundt en halv million kroner, synes vi blir for dyrt.
De som i dag ønsker å lagre ting i kjelleren, må på forhånd ta dette opp med styret. 

g) Søppeltømming.
De nye avfallscontainerne, Molok Domino, ble tatt i bruk i desember, sammen med garasjene. Containerne tømmes med spesialbil, og tømmetidene er endret. Mat- og restavfall tømmes eksempelvis annenhver uke, like ukenumre, henholdsvis på onsdager og torsdager.
Det er viktig at alle tar ansvar for å fjerne snø/is fra hele toppen av containerne og mellom lokkene da dette ellers vil gjøre tømming vanskelig/umulig.

h) Personvernopplysninger.
Styret har oppdatert sin andelseier-liste med epost-adresser og telefonnumre, og fått fullmakt fra alle til 3.parts-deling av opplysninger der dette anses nødvendig. Alle andelseiere – minus en – kan enten nås på epost eller mobil. 

i) Inspeksjon av tak, lekkasje i takrenner.
Verken snekker Holmstrøm eller Buskerud Blikk var i stand til å inspisere våre tak og fikse takrenner med lekkasje før vinteren – tiltros for gjentagende avtaler/løfter. Til neste år håper styret å finne mer pålitelige fagfolk.

j) Trege hoveddører
9 andelseiere meldte om problemer med å lukke sin hoveddør. Alle dørene er blitt reparert av Trebo.

k) Plenklipping.
På grunn av anleggsarbeidet har plenklippinga vært mer sporadisk enn tidligere. NBBOs datterfirma  Vaktmesterservice har vært ansvarlig. Det er styrets ønske at plenklipping kan uføres av andelseiere mot godtgjøring, men i de seinere årene har ingen vært interessert. 

l) Brøyting og strøing.
Firma Tor Ole Sand har vært ansvarlig for snømåking, sandstrøing og fjerning av grus. Viktig at andelseierne tar ansvar for å legge «brukt” grus tilbake i strøkassene for bruk til neste sesong, og at sandkassene er fylt opp før «strøsesongen». De nye veiene er beregnet til å tåle aktuelle maskiner.

m) Beboerfest.
I likhet med tidligere år, ble det også i år arrangert seinsommer-beboerfest uka etter Elvefestivalen: Fredag 31.8. Ca 10 husstander var representert, det var god stemning med sang og musikk.

n) Skadedyr.
Borettslaget har avtale med ABC skadedyrteknikk. De sjekker borettslagets 12 åtestasjoner (plassert ved endeveggene på borettslagets 6 husrekker) 4 ganger i året, og legger ut – om nødvendig - gift (åte) mot rotter og mus. Motgift mot giftstoffet Bromadiolen, er vitamin K1. Under anleggsperioden høsten 2018 ble det observert rotter i borettslaget. Viktig at matavfall, fuglemat, søppel etc. ikke legges på bakken.

o) Forsikring.
En andelseier hadde lekkasje i forbindelse med oppvaskmaskin i 2. etasje. Skaden ble først oppdaget på baderomstaket under. Skaden er utbedret. Andelseier måtte selv betale egenandelen på kr 6.000.  

p) Dugnad.
Borettslaget hadde i 2018 bare vårdugnad. Det ble ikke gitt noe økonomisk kompensasjon for deltagelse da dugnadsavgift ikke lenger er en del av felleskostnadene. Derimot fikk de som deltok en konfekteske i julepresang. 

q) GET.
Styret undertegnet sommeren 2017 ny avtale med GET, gjeldende i 5 år. Avtalen er rimeligere enn den forrige, og gir bl.a. bedre hastighet, gratis trådløst modem, opptaksmulighet og ubegrenset ”sky”-lagring.
Det har tidvis vært klager på dårlige TV-signaler, flimring etc.  Andelseierne anbefales selv å ta dette direkte opp med GET, bruk gjerne tlf 21 54 54 54.

r) Teknisk Utvalg.
Nytt Teknisk utvalg ble oppnevnt på styremøtet i februar 2018. Oppnevnt ble: Kristi Nyblin, Geir Enersen, Einar Fossberg og Jo Aaserud. Styreleder hadde møte med utvalget i mai/18 og aktuelle arbeidsoppgave ble drøftet. Bl.a. ble Teknisk Utvalg bedt om å komme med forslag til rehabilitering av kjeller, og har i ettertid fått oversendt aktuell dokumentasjon. Teknisk utvalg er også bedt om å komme med innspill vedr. maling av borettslagets boliger, som styret håper kan tas i 2020.

s) Bygningsmessige endringer.
Flere andelseiere har søkt om større eller mindre bygningsmessige endringer. Styret har hatt som praksis å be om nabouttalelse før vedtak er blitt fattet. Det understrekes at søknad skal innleveres før arbeidet tar til og at arbeidet må skje etter retningslinjer fastsatt av styret. Alt fremtidig vedlikehold som følge av bygningsmessige endringer, er ikke borettslagets ansvar og må dekkes av den enkelte. 

t) Leikeplassen.
På grunn av utomhusarbeider ble alt utstyr på leikeplassen fjernet da anleggsarbeidet begynte. Styret ønsker å sette leikeplassen i tilfredsstillende stand i 2019, bl.a. kjøpe inn noe leikeutstyr, og håper på samarbeid med borettslagets småbarnsforeldre om dette.

u) Dobbeltportene.
Etter ønske fra nærliggende beboere, er den gule «dobbeltporten» blitt fjernet både fra gangveien ved A M Knudsens gate og fra gangveien mot Fagerlibakken. Bare ett stengsel står nå igjen. Noen andelseiere mener fjerningen har resultert i uønsket trafikk inn/ut av borettslaget, og ønsker vurdert tiltak.

v) Søknader fra beboere.
Vi har i perioden bl.a. fått søknader om
- utvidelse av inngangsparti, dvs. både ytterdør og yttervegg ved vaskerom flyttes like langt ut som bodveggen. Innvilget av styret. Her kreves også kommunal tillatelse. Styret har lagd egen kravspesifikasjon vedr. sånn utviding.
- Søknad om ny ytterdør. Avslått, men styret er innstilt på ny vurdering dersom nylig reparasjon ikke har bedret forholdene.
- Skifte hoveddør og vindu for egen regning. Innvilget, forutsatt intet stilbrudd og at luftemulighetene blir som tidligere.
- Radonmåling på borettslagets regning. Avslått, men borettslaget dekker utgiftene dersom radon påvises.
- Utvidelse av balkong. Innvilget under forutsetning av enighet med nabo, og/eller at dybden ikke er større enn de øvrige balkonger i samme husrekke.
- Hundehold. Innvilget, til tross for naboprotest. 

w) Gondolbane på Strømsø.
I februar 2019 ble det lagt fram planer om gondolbane fra Marienlyst til Haukås. I den forbindelse ble også Da traseen vil høyst sannsynlig gå over vårt boområde, ble også noen andelseiere intervjuet av NRK og www.drm24.
Styret har skrevet brev til kommunen og bedt om å bli orientert om planer og videre saksgang.

x) Brannsikring og branntilsyn/feiing.
Kontrollen av brannvarslere og brannslukkingsutstyr ble i år tatt av styret hos de 6 andelseiere som på forhånd hadde meldt sin interesse. I tillegg fikk alle andelseiere utlevert to flate batterier – en til brannvarsler i 1. etasje og en til brannvarsler i 2. etasje. De andelseiere som er tilknyttet alarmsentral, får nødvendig kontroll med brannvarslere derfra.
Det er ellers verdt å merke at tilsyn og feiing fra brannvesenet ikke lenger er en del av fellesutgiftene, og at brannvesenet nå forholder seg til hver enkelt andelseier som «eier». Det betyr bl.a. at varsel om feing/tilsyn blir gitt direkte til den enkelte andelseier, at den enkelte andelseier selv er ansvarlig for at stige er tilgjengelig, og at den enkelte andelseier selv er ansvarlig for å betale faktura fra brannvesenet. 

y) Vedtekter og ansvarsforhold.
Styret mener at borettslagets vedtekter bedre bør klargjøre hvilket vedlikehold som er borettslagets ansvar og hvilket som er den enkelte andelseiers ansvar. Etter styrets mening er dette viktige tiltak både for vedlikeholdsplanlegging og for et mest mulig bærekraftig borettslag.
Styret ønsker å nedsette ei gruppe med deltakere både fra tillitsvalgte og styre som kan komme med forslag til revidering av vedtektene. Hittil har det vært liten interesse for å være med i ei slik gruppe, og arbeidet er utsatt.
Styret er av den prinsipielle oppfatning at de utgifter som er mer individuelt betinget – og der det ikke oppnås borettslagsfordeler - skal være den enkelte andelseiers ansvar.

z) Representasjon.
Styreleder Jan Christensen representerte borettslaget på Nedre Buskerud Boligbyggelag (NBBO) sitt årsmøte i juni.
Styret er av den oppfatning at det utførte løpende og periodiske vedlikeholdet er tilstrekkelig for å opprettholde den bokførte verdien på bygningsmassen.

 
4. HELSE MILJØ OG SIKKERHET (HMS)

Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid krever at styret i borettslaget plikter å sørge for systematisk oppfølging av de krav fastsatt i lovgivningen.Borettslaget har gjennomført en del forebyggende arbeid på dette området.
I siste styreperiode er det utført lovpålagte kontroller på disse risikoområdene i borettslaget:
- Tilbud om brannsikringskontroll.
- Regelmessige vernerunder under arbeidet med nye garasjer/utomhusanlegg der styreleder deltok.
- Strøing på felles veier. Andelseierne strør som regel ved postkassene, firma Ole Sand strør på parkeringsplasser og borettslagets interne kjøreveier.
Borettslaget har, på sine hjemmesider, utarbeidet en sjekkliste som andelseierne oppfordres til å bruke ved egenkontroll. Her nevnes spesielt vann, strøm, brannsikring, ventilasjon, vinduer, søppel, skadedyr, garasje. Se våre interne hjemmesider - www.danvikbl.no/50.htm.

 
5. FORSIKRING

BYGNINGSFORSIKRING:
Borettslagets bygningsmasse er fullverdiforsikret med bygningskasko i Gjensidige forsikring.        
Forsikringen omfatter blant annet bygningsmessig tilleggsinnredning, fellesinventar, ulykkesforsikring ved dugnader organisert av borettslaget, styreansvar, rettshjelp og naturskade jfr. Lov om naturskade.
Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre hos den enkelte andelseier.
Egenandelen ved skader vil også i 2019 være kr 6000,- for de fleste typer skader. Ved skade må egenandelen som hovedregel betales av den enkelte andelseier. For naturskader gjelder egne vilkår jfr. Lov om naturskade.
Hvis borettslagets forsikring skal benyttes må andelseier straks ta kontakt med styret. Dersom kontakt ikke oppnås med styret, tas direkte kontakt med NBBO/Byggtek (tel 32211570), evt Gjensidige direkte (døgnåpent, tel 03100).
Nedre Buskerud Boligbyggelag vil etter avtale med andelseier eller styret sørge for at skademelding blir sendt forsikringsselskapet.
BORETTSLAGENES SIKRINGSORDNING
Borettslaget er innmeldt i Borettslagenes Sikringsordning AS. Sikringsordningen har som formål å forestå utbetalinger til borettslag som lider tap ved manglende innbetaling av felleskostnader, forutsatt dokumentert tap ved salg. Egenandelen til borettslaget er 10% av totalt tap.

 
6. BOLIGOMSETNING OG JURIDISKE ANDELSEIERE

I 2018 er det skrevet kontrakt om overdragelse av én bolig i borettslaget. Salgssummen eksklusiv fellesgjeld for boligen var kr 4.400.000.
Boligene omsettes til markedspris. Når det gjelder verdien på boligene for øvrig kan NBBO gi prisantydninger ut i fra omsetningspriser på tilsvarende boliger og i forhold til boligmarkedet for øvrig. Andelseiere i borettslaget og NBBOs øvrige medlemmer har forkjøpsrett til ledige boliger i borettslaget.
Pr. 31.12.2018 var det ingen juridiske andelseiere i borettslaget.


7. BRANNFOREBYGGENDE TILTAK

Ifølge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn, skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler/detektor i hver etasje, samt manuelt slukkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å skaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
8. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON
Forretningsførselen for borettslaget er i henhold til kontrakt utført av NBBO, og borettslagets revisor har vært BDO AS.
Når det gjelder honorar til ovennevnte vises det til resultatregnskapet.


9. BORETTSLAGETS ØKONOMI

RESULTAT 2018:
Styret bekrefter at forutsetningen for fortsatt drift er til stede og at dette er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet.
Borettslagets resultat ble et underskudd på kr 383.425.
Resultatet inneholder ikke opplysning på borettslagets lån. Avdrag og låneopptak, samt aktivering av nye garasjer er bokført i balansen. Ytterligere informasjon fremkommer i Note 9 Eiendom og i note 13 Langsiktig gjeld og pantstillelser, samt under «Disponible midler» i regnskapet.
Disponible midler pr. 31.12.2018 var kr 830.124.
Etter styrets oppfatning gir fremlagt årsregnskap med noter fyllestgjørende informasjon og et rettvisende bilde av driften og stillingen ved årsskiftet.
For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen med oversikt over egenkapital og gjeld samt notene til regnskapet for 2018. 
BUDSJETT:
Budsjettet for 2019 er behandlet og vedtatt av styret. Det er viktig å merke at a-konto vann samt feiing/tilsyn fra brannvesenet ikke lenger er en del av felleskostnadene, men betales direkte av den enkelte etter regning fra Drammen kommune.
For øvrig vises det til budsjettkolonnen i resultatoppstillingen. 
BORETTSLAGETS INNSKUDDS- OG LÅNEVILKÅR:
Innskudd driftskonto reguleres fortløpende etter nivået på pengemarkedsrenten.
Den nominelle flytende rente på borettslagets lån var i februar 2019 på 1,98 % p.a. (halvårlige belastninger).
 

Danvik borettslag c/o Christensen, 1. Strøm terrasse 40, 3046 Drammen. Tlf 47335127 - danvikbl@hotmail.com