Referat - styremøte Danvik borettslag - tirsdag 3.3.15 – kl 18 - hos Jan.

Tilstede: Jan, Haakon, Geir, Mette, Geir Ola. Fravær: Jan Erik (sykemeldt).

105 (2014/15). Åpning.
Godkjenning av dagsorden, valg av referent, saker til eventuelt.
Vedtak: Geir Ola valgt til referent. En sak til eventuelt.

106. Referat forrige møte.
Vedtak: Godkjent og undertegnet.

107. Generalforsamlingen og beboermøte.
Gjennomgang av hva som skal skje, bl.a. at hver andelseier leverer navneseddel og fullmakt ved ankomst, samt at alle deltakere skriver seg på navneliste som sendes rundt.
 Vedtak: Godkjent.

a) Konstituering
Leder åpner årsmøtet og foreslår bl.a. sekretær og møteleder.
Vedtak: Geir F tar seg av registrering. Mette sekretær. Haakon møteleder, han foreslår en fra salen som protokollunderskriver, helst en som ikke er tillitsvalgt.

 b) Årsberetning.
Leders utkast godkjent. Tar opp punkt for punkt på årsmøtet.
Vedtak: Godkjent.

c) Årsregnskap.
Kommer i sin helhet fra NBBO.
Vedtak: Godkjent.

d) Godtgjørelse til styret og Teknisk utvalg.
Vedtak: Kr 44.000 foreslås i honorar til styret, jfr. budsjett. Kr 3.000 foreslås i honorar til Teknisk utvalg.
Medlemmene fordeler selv beløpet.

e) Innkomne forslag
Det er kommet inn 4 saker fra beboerne: Ekstern styreleder, garasjer, søppelkontainere, omgjøring til sameie. I tillegg: Forslag om vedtektsendringer fra styret.
Foreslår saken om vedtektsendringer tas først, og at de andre tas i den rekkefølge de ble sendt inn. Forslag om søppelkontainere seinere trukket.
Vedtak: Rekkefølge godkjent. Styrets flertall støtter ikke foreslått innstilling vedr garasjer etc. Dette blir da i stedet styrets mindretallsinnstilling, mens styrets flertall leverer en flertallsinnstilling. Forslag til innstilling vedrørende de andre forslagene ble godkjent. 
Mht vedlikehold er styret av den oppfatning at det er et overordnet prinsipp er at vedlikehold som påvirker «bygningsmassens» kvalitet er styrets ansvar, mens mindre vedlikehold er beboers eget ansvar. I tillegg til dette skal «omfattende» vedlikeholdsoppgaver (dvs oppgaver som medfører høye kostnader eller store endringer) tas opp på generalforsamlingen.

f) Valgkomiteens innstilling.
Vedtak: Innstilling er p.t. ikke mottatt fra valgkomiteen. Styreleder følger opp slik at beboere får nødvendig informasjon før generalforsamlingen.

g) Beboermøtet.
Etter årsmøtet blir det kort pause med litt drikke, kaker etc.
Så presenteres vedlikeholdsplanen av Kristi. Det blir anledning til spørsmål om dette og annet. Generalforsamlingen søkes ferdig på 1-1,5 time, at vi har 5-10 minutters pause, og så en 1-1,5 times beboermøte, avhengig av aktivitet.
Vedtak: Håkon fortsetter som møteleder også under beboermøtet. Styreleder søker å finne folk som kan ta ”serveringsdelen”, evt. som dugnadsinnsats. Noen interessert? Mette har ansvaret for bestikk, kopper etc.

108. Eddikkjelleren – status til nå.
Viktig å estimere kommende kostnader. Mette, hvis bolig er rett over kjelleren, redegjorde om målinger og to leverte rapporter fra Mycoteam. Diskusjon vedr kostnader og omfang, og om vi kunne kommet rimeligere fra det. Ble hevdet at det ikke var andre kjente alternativer til måten de ulike prøvene kunne utføres på.
Vedtak: Enighet om at forholdene må utbedres. I første omgang vurderes det eventuelt å rydde kjelleren i forbindelse med vårdugnaden, finne ut om evt. utettheter i tak, og drepe videre soppvekst med kjemikalier. Mette ansvarlig og vil evt. komme med fremdrifts- og kostnadsoverslag for det videre arbeidet.

109. HMS-arbeidet.
Utført arbeid så langt, samt evt forslag til vedtak, legges fram av Geir og Mette.
Vedtak: Ulike skjema vurderes da HMS-skjema som foreligger passer dårlig for vårt borettslag. Arbeidet fortsetter, Mette ansvarlig.

110. Fordeling av styrehonorar.
Blir ikke aktuelt før etter generalforsamlingen, som skal bevilge.
Tidligere praksis har vært å øremerke et beløp til hvert styremedlem og et fast beløp til leder og sekretær.
Vedtak: Enighet om fordelingsnøkkel for styrehonorar - i grove trekk: Halvparten til styreleder, den andre halvpart til de andre, nestleder får dobbelt styremedlem-honorar. Kostnader til julebord/møteutgifter trekkes ut før fordeling.

110. Referatsaker
a) Ny kontrakt undertegnet med NBBO om forretningsførsel.
b) Regninger fra Mycoteam, totalt kr 20.389,75 for inspeksjon/rapporter
c) Garasjevedlikehold. Innmeldte garasjeporter er fikset av håndverker.
Vedtak: Tatt til orientering.

111. Saker til eventuelt.
- Mottatt beretning fra Teknisk Utvalg. Resyme inkorporeres i årsberetningen, legges ut i sin helhet på borettslagets hjemmesider.
 

Styremøte i Danvik borettslag - 16.2.15 – hos Jan
Tilstede: Geir Forbord,  Haakon Johansen, Jan Christensen
Forfall: Mette Løvgren, Geir Ola Gjessing, Jan-Erik Reffhaug (sykemeldt)

Sak 92  (2014/15) Åpning
Dagsorden ble godkjent. En sak til eventuelt.
Vedtak:  Geir valgt til referent

93    Referat forrige møte
Vedtak:  Godkjent

94    Orientering om takarbeidene
Takarbeidende tok til torsdag 5.2. Begynner på laveste nummer, jobber oppover.  Jan har skrevet oppsummeringsbrev etter dag en til Buskerud Blikk (se styreleder utboks), synes bl.a. å være misforståelser mht å ta arbeidet ute og inne på samme dag. Noen takhatter er også montert skjevt. Beboerne også informert om arbeidets gang i to e-poster.
Vedtak:  Tatt til orientering

95    Kjeller og soppdannelse
Kan sopp i kjelleren påvirke inneklima i boligene som er over kjelleren? Mycoteam som arbeider med luftanalyser, er koblet inn. Etter målinger foretatt 13.2.15 konkluderer Mycoteam med at videre tiltak bør gjennomføres, og at vi bl.a. sjekker at såle mellom boliger og kjeller ikke har sprekkdannelse.
Vedtak:  Mette tar kontakt med NBBO for å få nødvendige tegninger av boligene. Mette undersøker evt. sikkerhetstiltak vi bør treffe for å få tømt kjelleren seinest på vårdugnaden. Mette lager forslag til vedtak for videre arbeid på neste styremøte. Jan sender brev for å informere berørte beboere.

96    Vedlikeholdsplan fra Teknisk Utvalg
Teknisk utvalg har hatt møte og samlet seg bak en vedlikeholdsplan over tiltak som bør treffes i løpet av en 10-års periode. Inneholder vurderinger og anbefalinger overfor styret. Med TU-leders godkjenning er planen allerede lagt ut på hjemmesidene.
Noe uenighet i styret vedr. fremdrift, og hvilke tiltak som er viktigst å prioritere. 
Vedtak:  Tatt til orientering. Beboerne oppfordres til å lese vedlikeholdsplanen, og å komme med kommentarer til styret. Planen tas opp på styremøte til nærmere drøfting i løpet av våren. Planen presenteres i tilknytning til generalforsamlingen, primært på et etterfølgende ”beboermøte”.

97    Forretningsførerkontrakt – revidering
Dagens forretningsførerkontrakt ble undertegnet for 7 år siden. NBBO sin forretningsførsel  koster oss i dag ca 70.000 uten moms. Siden merverdiavgift legges til, er nå private markedsaktører blitt likestilt med de tidligere momsfrie boligbyggelags-forretningsførerne.  
Vi kan nå også få rimeligere kontrakter med NBBO, to ulike varianter. Den dyreste av disse, 46.000 kroner, synes godt å dekke dagens behov. Forskjellen fra den og nåværende ”full pakke” er at rådgivning fra forretningsfører- og regnskapskonsulent er tatt ut, og betales etter timepris i den utstrekning styret måtte ha behov for slik vegledning. (kr 931,25 pr/t) .
Dersom nåværende kontrakt sies opp og erstattes av en billigere variant, er det ingenting i veien for seinere å gå tilbake til nåværende ordning.
Det kan nevnes at vårt medlemskap i Huseiernes Landsforbund gir gratis telefonrådgivning til enhver tid, samt en time gratis veiledning.
Vedtak:  NBBO beholdes som forretningsfører. Nåværende forretningsførerkontrakt sies opp og erstattes med kontrakt til 46.000 kroner.

98    HMS-arbeid
Borettslagene er pålagt HMS-arbeid.  P.g.a. Mettes sykdomsforfall foreslås saken utsatt.
Vedtak:  Utsettes.

99    Generalforsamlingen – praktisk
Vi får låne gratis lokale på Danvik Folkehøgskole, nederste bygning, inn og så til venstre.
Kaffe og te prøver vi å ordne på stedet, oppskårete kaker etc tar vi med selv, og kaster det i en sekk når vi er ferdige.
Håkon er møteleder.
Jan lager forslag til beretning.
Skriftlig materiale som skal trykkes, må leveres NBBO 4.3. og kan hentes 13.3. Utdeles så til beboerne.
To av styrets medlemmer er på valg – en er interessert i å fortsette.
Valgkomiteen har i oppgave og finne kandidater til ledige verv, har vi forslag til et styremedlem, 5 varamedlemmer og valgkomite?
P.g.a. dette styremøtet ble utsatt to ganger, har Jan allerede kontaktet valgkomiteen v/Hjelmaas med forslag til kriterier samt mulige kandidater.
Vedtak: Tatt til orientering. Styret slutter seg til Jans synspunkter mht aktuelle kriterier/kandidater. Innstillingen fra valgkomiteen offentliggjøres på forhånd, helst i forbindelse med årsmøteinnkallingen.

100 Vedtekter og borettslagets vedlikeholdsplikt
Nåværende vedtekter som bl.a. regulerer andelseiers og borettslagets vedlikeholdsplikt, foreslås revidert. Både for at de gjøres klarere, og mer spesifikke for vårt borettslag.
I eldre borettslag kan store felles vedlikeholdsutgifter bli kostbare. Dette kan få store følger for husleia, og i verste fall føre til at folk tvinges til å flytte av økonomiske årsaker. Borettslagets plikter bør også avgrenses, både for å unngå at styret får en slags vaktmesterfunksjon, og for at den enkelte beboer blir mer ansvarlig for utgifter som skyldes eget bruk/misbruk. Fremlagt diskusjonsutkast gjennomgått, noen endringer foretatt.
Vedtak:  Styret foreslår å endre vedtektene. Viktig hensikt er å foreta klarere grenseoppgang mellom hva som bør være den enkelte andelseiers ansvar og hva som bør være borettslagets ansvar. Ønsker også at beboere alltid skal orienteres om større planlagte vedlikeholdstiltak på generalforsamlingen.

101  Søknad om lås –  balkongdør
Beboer skriver at lås på verandadør i 2. etasje er ødelagt sånn at de ikke får låst døra. Ber om at dette fikses straks. ”Låsen til vår verandadør har nå etter 35 års bruk røket. Vårt spørsmål til styret er da om ikke dette er er reparasjon som borettslaget skal dekke. Borettslagsvedtektene sier at borettslaget er ansvarlig for dører.
Dette er en dørlås som er originalt montert sammen med døren. Kan se dette begge veier, men sliter litt med å se at borettslaget er ansvarlig for punkterte ruter, men ikke for klinker/låser.”
Vedtak:  Søknad avslås.  Utskifting av ytterdør er borettslagets ansvar  (vedtektenes pkt 5-2.3), vedlikehold av ytterdør betraktes av styret som andelseiers ansvar.

102  Søknad om utbedring av garasjeport
Beboer sender sms til styreleder, vil ha garasjeporten justert, skriver at ”flere og flere påpeker hvordan den ser ut”, og ”Jeg kan selvfølgelig ordne med noen til å gjøre det, men da blir det på borettslagets regning.”  
Garasjer er pr i dag borettslagets ansvar. Spørsmålet er i hvilken grad vi synes det er greit at beboer som ikke benytter seg av tidligere gitte tilbud om garasjesjekk (november/2014), skal komme noen måneder seinere og be om det samme. Er aldri "toget gått"? På den annen side: Garasjedøra kan selvsagt bli mer skadet ved ikke å bli reparert.
Vedtak:  Styreleder har sendt ny e-post til beboerne om eventuelt behov for justering av garasjeportene. Frist for å melde var søndag 15.2. 8 har meldt fra, inkludert søker. De vil bli kontaktet slik at dette kan bli ordnet i nær fremtid.

103  Referatsaker
- Andelseier ønsket å plassere container nær bolig i forbindelse med ombygging – OK
- NBBO temakveld om generalforsamling 12.2. – Haakon og Jan deltok.
- Styreleder sendt brev til Byggtek/Kyrre vedr. utlevering av dokumenter etter endt oppdrag, jfr. NS8403 pkt 5.5.  Verken tilbud eller svar fra Byggtek hittil mottatt. Vil purre.
- Henvendelse fra beboer som ønsker å sette advarsel-lapp undertegnet Danvik borettslag  på  biler som parkerer feil. God ide.
- Henvendelse fra beboer vedr. ødelagt takrenne ved Andedam-garasjene. Tar opp med Buskerud Blikk vedr. reparasjon/bytte.
- Telefon fra beboer vedr. snø. Viktig at snø som fjernes ikke er til hinder for andres ferdsel.
- Renter på lån/innskudd. Markedet er i konstant endring, ifølge Haakon. Vil derfor utsette endelig anbefaling på hva borettslaget bør gjøre med lån og innskudd i noen uker.
Vedtak: Tatt til orientering.

104  Eventuelt
1. Enighet om å arrangere beboermøte i tilknytning til generalforsamlingen. Vi ønsker da bl.a. at Teknisk Utvalg orienterer om vedlikeholdsplanen. På beboermøtet vil beboerne også kunne ta opp saker som ligger på hjertet.
 

Referat fra styremøte i Danvik borettslag
6.1.15 - hos Jan

Tilstede: Jan, Haakon, Geir, Geir Ola, Mette.
Sykdomsforfall: Jan Erik

Sak 80 (2014/15). Åpning.
Godkjenning av dagsorden, valg av referent, evt. saker til eventuelt.
Vedtak: Mette er referent, 6 saker til eventuelt.

Sak 81 (2014/15). Protokoll fra forrige styremøte.
Vedtak: Ingen merknader, undertegnet.

Sak 82 (2014/15). Tak/utlufting
Etter ønske fra Buskerud Blikk - men med værforbehold - skal arbeidet med takene ta til 12.1. Styreleder har tatt initiativ til møte med Buskerud Blikk før arbeidet tar til. Ettersom møtet først vil bli 7.1. vil arbeidet trolig starte noe senere. Styreleder er ansvarlig for kontakt med beboere om antall luftepiper og tidspunkt for tilgang til loft for hver enkelt bolig.
Vedtak: Tatt til orientering

Sak 83 (2014/15). Spørreundersøkelsen
Det ble gjennomført en HMS-undersøkelse blant beboerne i november/desember 2014. Svarene ble innhentet via spørreskjema, og er lagt ut i Styreportalen, Resultatene vil også bli lagt ut på hjemmesidene. Styreleder presenterer noen av de innkomne svarene, bl.a. kan det virke som flere beboere kan ha nytte av informasjon om gode rutiner for utlufting - både for å ivareta inneklima og forebygge skader som følge av fukt:
- 1/4 bruker ikke sitt ildsted
- 15% opplyste at de ikke har frostsikker utekran
- 1/3 stenger ikke av hovedvannet ved flere dagers fravær
- 1/4 bruker ikke baderoms-ventilasjon
- 56% har loftsvifta stort sett alltid på
- 15% har loftsvifte som ikke er i brukbar stand
- 85% opplyser at de har brukbar kjøkkenvifte
- 29% oppgir å ha punkterte vinduer - 9 beboere oppgir maurproblem
- 1/4 oppgir problemer med å åpne/lukke garasjedøra
Vedtak: Tatt til orientering

Sak 84 (2014/15). HMS-arbeidet
Styret har et hovedansvar for HMS-arbeid (Helse/Miljø/Sikkerhet). Det virker som det ikke har blitt utført noe systematisk HMS-arbeid av borettslagets styre siden 2009. NBBL har utarbeidet noen spørreskjemaer som er tenkt besvart av styret, og noen som er tenkt besvart av beboerne. De siste har mye til felles med spørsmål sendt ut til alle beboere i nov/des, og som 86% av beboerne tok del i. Styret bør gjennomgå og besvare disse så langt det lar seg gjøre. Arbeidet bør legges fram på neste styremøte for evt. supplering.
Vedtak: Mette og Geir fyller ut HMS-skjema for borettslaget til neste styremøte.

Sak 85 (2014/15). Generalforsamling.
Generalforsamling er fastsatt til onsdag 25. mars kl 18.30. Stedet blir Danvik Folkehøgskole. Dette er i nærheten, muligens får vi låne lokale gratis. Det er ønskelig med enkelt bevertning. Vi må da selv sørge for mat, drikke, bestikk/service og rydding.
Vedtak: Styret vil foreslå Håkon som møteleder. Jan lager utkast til beretning.

Sak 86 (2014/15). Beboer-gebyrer
Borettslaget får i dag gebyr dersom beboer for eksempel ikke lese av vannmåler, eller dersom feier kommer til stengt dør. Dersom beboer ønsker brannsikringskontroll og ikke er hjemme, må også borettslaget betale til tross for at kontroll da ikke foretas. Altså: Borettslaget må dekke utgifter som påløper fordi beboer ikke innfrir avtaler. Er dette rimelig? Burde ikke beboer selv betale slike kostnader? Eller er det for tidkrevende for borettslaget å kreve inn disse pengene? Dersom innkrevingen overlates til boligbyggelaget, vil de ta seg ekstrabetalt. Vinninga kan dermed fort gå over i spinninga. Hvor stort er problemet?
Vedtak: Utsettes til vi har mere faktamateriale.

Sak 87 (2014/15). Søknad om ny asfalt på vei fra beboerne i nr 44, 46, 48.
Beboerne skriver: "Gangveiene opp til inngangsdørene til de tre husene 44, 46 og 48 er i uforsvarlig dårlig forfatning med store, tverrgående sprekker i asfalten der det også er høydeforskjeller med fare for å snuble. Årsaken til disse skadene på gangveiene er dårlig grunn under asfalten. Problemene har vært forsøkt utbedret tidligere ved å legge ny asfalt oppå den opprinnelige, men det har bare gitt midlertidig effekt. Vårt forslag og ønske er at det på disse tre gangveiene fjernes all gammel asfalt og fyllmassen for veiene. Deretter må veiene bygges opp igjen med forskriftsmessig, stabil masse før ny asfalt legges. Etter vår mening er det innenfor borettslaget ansvarsområde å utbedre disse skadene på de tre gangveiene. Kapittel 5 i borettslagets vedtekter lister opp hva den enkelte andelseier er ansvarlig for av vedlikehold, og hva som er borettslagets ansvar. Selv om ikke vedlikeholdsansvaret for gangveier og adkomst til den enkelte andel er direkte regulert i vedtektene så mener vi at dette naturlig faller inn under borettslagets ansvar etter vedtektenes system. Borettslaget er ansvarlig for den ytre fasaden og da er det mest nærliggende at det som ligger utenfor det igjen også er borettslagets ansvar. Samme system følger av borettslagslovens kapittel 5. For enkelhets skyld har vi kopiert inn vedtektenes kapittel nedenfor. Vårt ønske er at dette arbeidet planlegges for gjennomføring våren 2015."
Søkerne er kontaktet, vi skrev bl.a. "Dersom dere har andre vedlegg til søknaden, f.eks. kostnadsberegninger etc, ber vi om at dette leveres styret innen lørdag 3.1.15". Ytterligere materiale er ikke mottatt.
Etter styrets oppfatning er dette et spørsmål om hva som er borettslagets ansvar eller ikke. Om dette er borettslagets ansvar bør det være en del av den kommende vedlikeholdsplanen.
Vedtak: Saken utsettes. Styret vil utarbeide et detaljert forslag/liste over hvilke spesifikke vedlikeholdsoppgaver som er den enkelte beboers ansvar og hva som er felles ansvar, og ta dette opp på Generalforsamlingen. Jan forbreder utkast til neste styremøte.

Sak 88 (2014/15). Søknad om hund.
Nyinnflytt beboer i nr 80, søker om hund, cocker spaniel ("vennlig hunderase av medium størrelse"). Beboere i 64, 66 og 82 tilskrevet, ingen innvendinger.
Vedtak: Søknad innvilges, jfr. søknadsskjema med vilkår.

Sak 89 (2014/15). Søknad om vegg/utebod.
Fra beboer har vi - på etterskudd - fått søknad med tegninger om bygging av vegg i forkant av huset: Utseendet blir det samme som garasjeveggen/langveggen, hensikten er å få utebod m/dør og ryddigere inngang. Nærmeste naboer har ingen innvendinger.
Vedtak: Søknaden innvilges med følgende bemerkninger:
- Styret er av den oppfatning at boligene i borettslaget i størst mulig grad bør ha samme inngangsparti, og at et vindu i tilbygget ville vært en bedre løsning enn den valgte, jfr lignende utbygging i nr. 48.
- Når styret allikevel og under tvil aksepterer den valgte løsning med hel vegg og åpen ventilasjon over dør, begrunnes det utifra at boligen ligger i utkanten av bo-området, at den aktuelle bod-veggen kan ses på som en forlengelse av allerede eksisterende garasjevegg, og at borettslaget i de seinere år har hatt en mindre streng praksis når det gjelder fasadeendringer etc.
- Det innskjerpes at beboere som for fremtiden ønsker å foreta bygningsmessige endringer av fasade o.a. alltid må søke styret på forhånd.

Sak 90 (2014/15). Referatsaker
a) Datatilsynet har svart styreleder generelt vedr. lovlighet av spørreundersøkelse. Om vi skal få forpliktende svar må vi kanskje anmelde oss selv, eller få en beboer til å gjøre det. Styreleder har også tilskrevet NBBL for å få deres synspunkter på spørreskjemaer som de selv har laget, men som Datatilsynet stiller seg kritisk til bruken av.
b) Brev fra beboer som har bedt styret fikse ødelagt lås på verandadør. Styreleder har svart at dette ikke er styrets oppgave, men samtidig bedt beboer sende en formell søknad til styret i fall uenig i avgjørelsen.
c) Styreleder tok initiativ til å sende julehilsen pr. e-post til beboere og samarbeidspartnere, samt nyttårshilsen på papir til alle beboerne. Vi har fått hyggelig tilbakemelding fra 2 beboere og fra 2 samarbeidspartnere.
d) Mottatt revidert brannsikringsliste fra Trygg og Sikker, er lagt ut i Styreportalen. 3  beboere - ikke 4 - hadde ikke godkjent røykvarsler-opplegg.
e) Brev fra beboer som har maur på kjøkken og lurer på om dette er noe styret ønsker å ta tak i. Tidligere styrer har aldri betraktet maur-utryddding som noe styreoppgave, men som den enkelte beboers ansvar. Vi håper at de beboere som måtte ha gode råd, kan gi tips på hjemmesidene. I vedtektene står det følgende om beboers ansvar: Andelseieren skal holde boligen fri for insekter og skadedyr.
f) Brev fra beboer som mener borettslagets hjemmesider burde ha innloggingsløsning, er betenkt over at hvemsomhelst ved å søke på Google kan komme inn på sidene.
g) Både sykmeldt styremedlem Jan Erik og Gunnar Berntzen satte stor pris på styrets oppmerksomhet i forbindelse med julen.
h) 7 beboere som på spørreundersøkelsen meldte om problemer med sin mekaniske ventilasjon tilskrevet og tilbudt inspisering av fagmann.
i) Beboer som lenge har hatt bil fast parkert på borettslagets parkeringsplass, er tilskrevet.
Vedtak: Tas til orientering

Sak 91 (2014/15). Eventuelt
a) Skadelig mugg/sopp i eddikkjelleren? Eddikjelleren har tidligere vært leid ut til lager, men avtalen ble sagt opp i år 2000 da fire personer som arbeidet i lageret ble sjuke. Jfr brev på borettslagets hjemmeside. I følge brevet konkluderte legeundersøkelse med at dette var sykdom forårsaket av forhold i kjelleren - sopp eller mugg. Det virker ikke som om saken er blitt nærmere undersøkt siden den gang, heller ikke at det er gjort noe utbedringsarbeid i kjelleren for å redusere eller forebygge sopp/mugg. Kjelleren er lite i bruk i dag. Lufting fra kjelleren (vinduer øverst i trappehuset) kommer opp mellom to boligrekker. Flere boliger er dessuten bygget over kjelleren. Dersom det er mugg og/eller sopp i kjelleren, kan dette trenge opp gjennom taket av kjelleren/sålen i huset? Mette har undersøkt hvordan denne saken kan følges opp, og ble henvist til kommunen av Miljødirektoratet. Drammen kommune mener at dette er en privat sak for borettslaget, og foreslo å kontakte firma som kan teste for mugg/sopp. Mette kontaktet firmaet som kommunen foreslo (Mycoteam), og har spurt om fremgangsmåte og  pris for en undersøkelse. Mycoteam anbefaler testing av luft ute og inne i en bolig. Prisen for testing, analyse og rapport, samt lån av testeutstyr ble anslått til 5500,- inkl. moms.
Vedtak: Mette bestiller testutstyr fra Mycoteam og utfører testingen.
b) Hvem har ansvar for å strø? Alle strør etter behov. Det står flere kasser med sand rundt om i borettslaget.
c) Borettslaget har mottatt tilbud om forretningsførsel fra firma SVA-Regnskapskontor. Jan har bedt om pristilbud for å sammenlikne med nåværende avtale.
d) Snekker Steinseth har sendt en liste over utskiftninger/vedlikehold av loftsvifter i borettslaget. Jan har vært i kontakt med fagekspertise for gratis befaring hos de beboere som fortsatt har problemer.
e) Borettslaget har plikt til å skaffe en røykvarsler og et brannslokkingsapparat pr. bolig. Borettslaget bestemmer selv type.
f) Siste styremøte før jul var kombinert julebord og styremøte. Selv om boligbyggelaget opplyser at mange borettslag tar julebordsutgifter i tillegg til det vanlige styrehonorar, finner vi det riktig at styrehonoraret reduseres tilsvarende julebordsutgiftene. Julebordet vil teknisk bli kontoført på posten "Andre driftskostnader".

 

Referat fra styremøte Danvik borettslag

Tid: Torsdag 11.12.14 kl 18:30

Sted: Danske restaurant, Pier 7, Grønland

Tilstede: Haakon, Jan, Mette og Geir. 
Forfall: Jan Erik (sykdomsforfall), Geir Ola.   

Sak 70 (14/15) Åpning.

Vedtak: Dagsorden godkjent. Haakon valgt til referent. Tre saker til eventuelt

Sak 71 (14/15) Protokoll forrige møte.

Vedtak: Protokoll fra forrige styremøte godkjent og signert.

Sak 72 (14/15) HMS-spørreundersøkelsen/tilstandsrapport.
Styret er lovmessig pålagt å utarbeide en HMS-plan. For å tilfredsstille kravet utarbeidet styreleder spørreundersøkelse som i forkant ble sendt styremedlemmer samt TU for evt. kommentarer. 

Flere av spørsmålene er tatt fra mal utarbeidet av NBBL (Norske boligbyggelags landsforbund), mens andre har direkte sammenheng med vedlikehold av boligen.

Målet med undersøkelsen er et forsøk på å systematisere viktige deler av styrets arbeid, og å sette inn tiltak – individuelle og generelle – der det oppleves problemer. Dette har – så vidt vites – aldri tidligere blitt gjort i Danvik borettslag. Det er således et verdifullt arbeidsdokument i tiden framover, i den grad styret ønsker og har vilje til omsorg for beboernes bosituasjon. Til flere som besvarer undersøkelsen, til riktigere bilde gir undersøkelsen av forholdene. Det er derfor sterkt ønskelig at alle beboere deltar og svarer på flest mulig av spørsmålene, selv om ingen er pålagt å svare.

Styret har pr. i dag mottatt svar fra 31 beboere. Inkludert en beboer som besvarte noen av spørsmålene på e-post, og mente at de bryter med Datatilsynets bestemmelser bl.a. fordi det ikke klart er opplyst at undersøkelsen er frivillig.  Samt en beboer ønsker ikke å svare på noen av spørsmålene fordi den etterspør for mye detaljert informasjon.    Styreleder har sendt brev til Datatilsynet og bedt om synspunkter. Svar foreligger ikke pr. dags dato. 

Gjennomgang av resultatene vil bli tatt på neste styremøte.

Vedtak: Tas til orientering. Styret vil gjennomføre en evaluering og diskutere eventuelle endringer til neste runde av HMS/vedlikeholds-arbeidet.

Sak 73 (14/15). Bankkonto-borettslaget. 
Styret har som mål å opprettholde en fornuftig kostnadsramme og er derfor interessert å få de beste betingelser på forskjellige områder. NBBO har inngått en avtale med Nordea som et alternativ til DNB. Vi er i dialog med bankene og det er muligheter for å senke renten på huslånet, samt få bedre rentebetingelser på våre innskuddsmidler.
Vedtak: Haakon igangsetter en formell prosess i midten av januar med begge bankene, og tar initiativ til at ny låneavtale inngås med Nordea hvis den effektive utlånsrenten der er minst 0,2% lavere enn det DNB kan tilby.

Sak 74 (14/15). Loftsinspeksjon.

Styreleder har – etter beboeres ønske – undersøkt ventilasjonsanlegg på noen loft, og funnet flere mangler som tyder på faglig ukyndighet. I forbindelse med ombygninger, har gammelt ventilasjonsopplegg fra bad/vaskerom blitt blindet, og avtrekk fra komfyr frakoblet. Lufteopplegg fra kloakk går ut inne på loft, ikke over loft. Noen loftvifter er frakoblet.

Vedtak: Styret undersøker hvilke beboere som pr i dag ikke har behov for to luftepiper. I fall beboer aksepterer, vil ekstra luftepipe i disse boliger ikke bli montert i vinter, men først når det eventuelt seinere blir aktuelt. Kostnadene ved evt. seinere montering vil bli dekket av borettslaget.  Styreleder tilbyr råd og veiledning til de som ønsker.

Sak 75 (14/15 Brannsikring
Trygg og Sikker hadde brannvernkontroll i 22 av 22 påmeldte boliger den 11.11.14. Røykvarslere og brannslukkingsapparater ble kontrollert, batterier utdelt. Rapport mottatt. Alle brannslukkingsapparater ble godkjent. Både ionisk og optisk røykvarsler er godkjent, men optisk anbefales. 5 beboere hadde ionisk røykvarsler. 2 beboere hadde gammel røykvarsler som ble anbefalt byttet. 3 beboere hadde røykvarsler med meget god dekning, og 4 beboere hadde røykvarslere tilknyttet alarmsentral. 3 beboere hadde ikke-godkjent røykvarsler-opplegg. Grunnen var enten at røykvarsler var nærmere vegg enn 50 cm, eller at røykvarsler ikke var plassert i hørbar avstand fra soverom. Batteri utdelt til de som ikke hadde kontroll av Trygg og Sikker. Beboere kan kontakte styreleder hvis flere batterier er ønsket.

Vedtak: Tas til orientering. De som ikke har røykvarsler i orden eller har fått negative merknader, tilskreves og gis tilbud om assistanse slik at opplegget kan godkjennes. De som ønsker ny røykvarsler må selv bekoste dette.

Sak 76 (14/15) Søknad le-vegg
Beboer har satt opp le-vegg, 120 cm høy, på platting på forsiden av huset, og søkt på etterskudd. Erstatter gammel råtten le-vegg, men er 30 cm høyere. Styreleder har sendt e-post til nærmeste naboer i fall innvendinger. Ingen innvendinger.

Vedtak: Søknad innvilges. Beboer som ønsker å sette opp le-vegg eller andre endringer til fasaden må huske på å søke styret på forhånd.

Sak 77 (14/15) Gave til Gunnar Berntsen, VVS-ingeniør

Ovennevnte har vederlagsfritt bistått borettslaget med viktig kompetanse og faglige råd vedrørende borettslagets utluftingsløsning. Gunnar er bosatt på Kongsberg og har deltatt på 2 møter med styret/Byggtek/Buskerud Blikk.

Styret ønsker å gi en gave for å takke Gunnar for innsatsen.
Vedtak: Gave til inntil kr. 1.000 innkjøpes og sendes.

Sak 78 (14/15) Referatsaker

a)     Styreportalen og dokumenter. Alle styremedlemmer kan se viktige styredokumenter, lagt ut i NBBO-Portalen.

b)     Orientering vedr. vindusglass. Har fått svar fra Drammen glassmesterverksted og Glassmester Olsen. Glassmester Christoffersen sier de også har sendt tilbud, lover å ettersende. Grovt regna er prisene, inklusive moms, rundt 4.000 pr stort vindu, og 2.000 kr pr. standardvindu. Dersom hele vinduet skal skiftes, koster det ca. 2,5 ganger så mye. Evt. råtne vinduskarmer kan utbedres av snekker. Lønner seg å skifte glass på flere vinduer samtidig. Spørreundersøkelsen vil forhåpentligvis gi svar om hvem som har punkterte vinduer.

c)     Dør-retting. 5 beboere ønsket å rette feil på verandadør, ingen på garasjedør, jfr. melding på våre hjemmesider i november. Feilene er allerede utbedret av snekker Tommy Holmstrøm.

d)     Styreleder har funnet arkivert brev fra ”Euroblikk” i 2011. Firmaet foretok 3 grundige inspeksjoner av våre gamle tak, mente at feilen ikke var dårlig belegg. Brevet ble ikke lagt fram for beboerne i forbindelse med diskusjonen om nye tak, daværende styreleder har pr e-post opplyst at brevet var ukjent.

e)     Søppeltømming. Ekstra søppelcontainer er satt opp ved avfallsplass nærmest Andedammen. Fortsatt kritikkverdig søppeltømming, bl.a. hensetting av søppelposer utafor container-rommet, noe som gir fritt fram for rotter, mus og fugler. Viktig å sjekke om det er plass i Andedam-containere dersom containere ved idrettsplassen er fulle.

f)      NBBO vaktmestertjenester og samlet regning for gressklipping etc. Regningen var høyere enn ventet, vi venter fortsatt på svar. Geir purrer.

g)     Brev til Byggtek vedr forsikringssaker. Styreleder har etter purring mottatt kortfattet oversikt over siste års forsikringsskader i Danvik borettslag. Siste store vannlekkasje fra april kostet over en halv million kroner, dekket gjennom vår forsikring i If.

h)     Brev til BDO/revisjon. BDO har sendt oss e-post vedr forlengelse av engasjementsavtale. Styreleder har i den forbindelse bedt om å få oppgitt BDO sine revisjonssatser, samt bedt om nærmere forklaring vedr. avvikende budsjetts/regnskapsmessige forhold i 2012 og 2013 som ikke er blitt tatt opp av revisor. Brev også sendt forretningsfører som opplyser at borettslag er pliktig til å ha revisor. I sitt svar opplyser BDO at de opererer med timepriser fra 700-1800 kroner avhengig av erfaring/kompetanse. Borettslaget har fastpris for revisjonen. Under revisjonen tas kun stikkprøver. Såfremt balanse stemmer, må eventuelle avvik skyldes svikt i styrets attestasjons-rutiner. BDO går ut i fra at utgifter som ikke er budsjettert, er styrebehandlet.   Engasjementet fornyet.

i)      Kontakt tatt med Huseiernes landsforbund vedr mulighetene for å etterprøve tidligere betalte fakturaer. Under takomleggingen ble det foretatt arbeider som tidligere styre ikke synes å ha vedtatt, men som allikevel er blitt attestert av samme styre. Byggtek har gitt noe i kompensasjon i denne forbindelse, har tidligere styre også ansvar? Huseiernes landsforbund mener svar her vil kreve en mer dyptgående juridisk vurdering enn den gratistimen som vårt medlemskap gir adgang til.

Vedtak: Tatt til orientering

Sak 79 (14/15) Eventuelt

a)     Vedlikeholdsplan. Teknisk Utvalg arbeider fortsatt med forslag til vedlikeholdsplan, og vil komme med anbefalinger overfor styret når ferdigbehandlet. Estimerte kostnadsrammer for ulike vedlikeholdsoppgaver er viktig før evt. tiltak iverksettes. Haakon ønsker å  innhente forslag /tilbud fra noen garasje-leverandører.

b)     Pga sykdom - enighet om å sendes blomster til styremedlem Jan Erik.

c)     Skadedyrkontrollfirmaet har gjennomført kontroll og lagt ut ny gift i boksene.
 

Referat fra styremøte i Danvik borettslag tirsdag 4.11.14 kl 18 hos Jan

Tilstede: Haakon, Jan, Mette og Geir. Forfall: Jan Erik (sjukemeldt)

Sak 57 (14/15) Åpning.
Vedtak: Dagsorden godkjent. Geir valgt til referent. 2 saker til eventuelt.

Sak 58 (14/15) Protokoll forrige møte.
Vedtak: Protokoll fra forrige styremøte godkjent og signert.

Sak 59 (14/15) Fast innkalling av vara.
Fungerende nestleder Jan Erik er sjukemeldt, og i hans fravær er det ønskelig både at en fast vararepr.  møter og at det utpekes fungerende nestleder. Styrets varaer er ikke valgt i prioritert rekkefølge, dvs at styret må velge hvilken vararepresentant som skal innkalles fast til styremøtene. 
Vedtak: I Jan Erik sitt sykefravær oppnevnes Geir Ola Gjessing som fast møtende vararepresentant og Haakon Johansen som nestleder.

Sak 60 (14/15) Tilbud fra NBBO/Byggtek
Einar Fossberg fra Teknisk Utvalg og Jan Christensen fra Styret deltok på møte  27.10 sammen med Hagen (Byggtek) og Kjærnli og Røkaas (NBBO). Møtet var innkalt av Byggtek, grunnen  til møtet var vår reklamasjon mot Byggtek for byggeledelse i forbindelse med takprosjektet 2013.  Vi hevdet bl.a. at gal utluftingsløsning og legging av unødvendige musebånd, berettiget borettslaget til en kompensasjon på ca. 120.000 kroner fra Byggtek. Byggtek/NBBO avviste dette, og hevdet at de gjennomførte tiltakene var godkjent og betalt av daværende styrer/styreledere. Regningene for alt ekstra-arbeide i forbindelse med takene  var i tråd med inngåtte avtaler. 
Etter forhandlingspause tilbød Byggtek/NBBO at ikke betalte regninger ble slettet (ca. 14.000 kroner) samt 25.000 kroner i kompensasjon. Saken måtte da betraktes som ute av verden. Vi lovte å gi svar etter neste styremøte.
Styreleder har sendt generell forespørsel til Huseiernes Landsforbund om praksis/regler for å etterprøve tidligere godkjente fakturaer. 
Vedtak: Tilbudet fra NBBO/Byggtek, som gir samlet ca. 39.000 kroner i ettergivelse til borettslaget, aksepteres. Jan tilskriver NBBO/Byggtek.

Sak 61 (14/15) Opprettelse av høyrentekonto/vedlikeholdsfond.
Danvik Borettslag har stor kontantbeholdning. Tommerfingerregel fra NBBO er at ca. 15.000 pr. bolig skal stå på vanlig driftskonto, mens det øvrige kan plasseres annerledes.
Dvs - enten kan lån nedbetales, eller så kan størst mulig del av kontantbeholdningen plasseres på særskilt høyrentekonto med gunstige rentebetingelser. Å øremerke disse høyrentepengene til et slags “vedlikeholdsfond”, med spesielle kriteria for bruk, er også en mulighet. 
Vedtak: Danvik borettslag oppretter høyrentekonto. Borettslagsmidler over 555.000 kroner overføres denne kontoen. Haakon ansvarlig.

 Sak 62 (14/15) Feiing/tilsyn fra Drammensregionens brannvesen.
Saken er tatt opp tidligere, og vedtatt utsatt.
Feiing og tilsyn er obligatorisk for alle boliger. Tilsyn er normalt hvert 4. år (koster kr 1.435 pr bolig). Feiing avhenger av bruk. Er normalt annethvert år (skal minst være hvert 4. år, koster kr 558,75 pr feiing). I dag inngår avgiftene i husleia, dvs. at alle utlignes for samme sats, selv om en ikke har ildsted eller bruker det sjelden. Gebyr som ilegges for de beboere som ikke er tilstede som avtalt, betales også av borettslaget (for tilsyn: kr 487,50 første gang, kr 1435 annen gang).
Dersom NBBO skal inndrive fra den ”skyldige, krever de ekstrabetaling. 
For Drammensregionens Brannvesen (DRBV) er det uproblematisk å fakturere den enkelte beboer for feiing/tilsyn. Betalingsgebyr vil ikke bli krevd.
Feiermester Berntsen i DRBV skriver bl.a. dette til oss:
Det er feier som setter behovet for fremtidig feiing på bakgrunn av sotmengde/sotkonsistens i skorsteinen på feietidspunktet, tilsyn stort sett hvert fjerde år om ikke noe uforutsett dukker opp slik at vi ikke rekker intervallet (tilsyn sist i 2012 estimert pånytt i 2016). Det foretas en individuell vurdering av det enkelte fyringsanlegget hvor hyppigheten for feiing vil variere bl.a. ut fra type ildsted/brensel og hyppigheten av bruk. Hver borettshaver vil da motta en gjenpart av registreringen til feier og feier registrerer dette i våre systemer. Den enkelte boligenhet vil således varsles om tidspunktet for feiing/tilsyn det aktuelle året (når det skal gjennomføres feiing/tilsyn i det aktuelle området) feiing/tilsyn er berammet.
Vi kan gjerne fakturere den enkelte beboer, dette fordrer da at vi mottar en adresseliste over borettshavere hvor jeg legger opplysningene manuelt inn i våre systemer samt at vi må ha tilsendt endringsmelding når nye overtar. 
Vedtak: Nåværende ordning beholdes.
Protokollmerknad: Styreleder ønsker at utgifter til feiing og tilsyn tas ut av felleskostnadene og i stedet betales særskilt av den enkelte beboer etter regning fra DRBV. Dette vil ansvarliggjøre beboerne, kun belaste  “skyldige” for ekstragebyr, og resultere i at de som aldri/sjelden bruker ildsted slipper disse utgiftene helt/delvis.

Sak 63 (14/15) Budsjett 2015
NBBO har utarbeidet forslag til borettslagets budsjett for 2015. Ingen husleieøkning foreslås. 
Forretningsførergodtgjøring øker med 25% fordi regjeringa nå ønsker disse tjenester momsbelagt. Kostnader til vedlikehold foreslås til kr 9.500 pr. leilighet. Budsjett-forslaget gjøres opp med et overskudd på 190.000 kroner, som går til nedbetaling på gjeld. Endelig budsjettforslag må signeres og innleveres NBBO seinest 12.11.14.
Vedtak: Tas til orientering. Vi ønsker mest mulig realistisk budsjettforslag. Feieutgifter tas ut av posten for kommunale avgifter fordi dette ikke er aktuelt i 2015. Utgifter til bredbånd (GET) reduseres med ca. 25.000 pga ny avtale. Lånerenta endres til 3,5 % (fra 4,5%). Renteinntektene dobles, og settes til 30.000 kroner. 
Haakon ansvarlig for snarest å formidle ovennevnte synspunkter til NBBO.

Sak 64 (14/15) Arbeidsplan
Styreleder utarbeidet revidert forslag vedr. fordeling av arbeidsoppgaver. Så langt som mulig bør oppgaver fordeles mest mulig jevnt i styret, og sånn at det er klarest mulig hvem som har ansvar. For fremtiden bør arbeidsoppgaver fordeles tidligst mulig etter styrevalg.
Vedtak: Arbeidsoppgaver for styrets medlemmer gjennomgått og vedtatt.

Sak 65 (14/15) Gjennomgang av spørreundersøkelse i oktober
36 andelseiere har hittil svart på vår undersøkelse vedr. tak, rørdiameter og brannsikring. Det virker som det ikke skal bli noe problem å komme inn på loftene på dagtid, forutsatt at folk får ei ukes forhåndsvarsel. 9 beboere ønsker styrets hjelp til å finne rett dimensjon på ventilasjonsrør. 
Vedtak: Styreleder tar ansvar for oppfølging av undersøkelsen mm.

Sak 66 (14/15) Arbeidet med taket
Styret har vedtatt at to luftepiper (i tillegg til “kloakk”luftepipen som i dag er på enkelte tak) skal settes opp på takene på alle boliger. Den ene luftepipen dekkes av Buskerud Blikk, den andre har borettslaget vedtatt å betale.
Vi håper at arbeidet med luftepipene kan begynne og avsluttes i november måned. Pristilbudet fra Buskerud Blikk på den ekstra luftepipen (hull i taket, lufterør, luftehatt, samt tilkobling), er på kr 4.000, inkludert moms, pr hus. For de boliger som pr. i dag bare har behov for en luftekanal, vil prisen bli ca. 1.000 kroner mindre. På disse boligene settes det opp luftepipe, tilkobling tas først når det er aktuelt. Evt. manglende deler til ventilasjon (forlengelse av ventilasjonsrør etc) vil komme i tillegg.
Tidligere tilbud fra Buskerud Blikk for samme jobb var hhvis kr 5.250 og kr. 3.750.
Vedtak: Tilbudet fra Buskerud Blikk aksepteres. Jan tar kontakt.

Sak 67 (14/15) GET-avtalen
Haakon oppsummerer GET-avtalen - som er undertegnet for nye 5 år - og utlevering av GET-bokser. 
For hver bolig betaler nå borettslaget 285 kr i måneden for standardpakke. Dette er ca. 40 kroner mindre enn før.15 beboere byttet GET-boks. 
Haakon er borettslagets kontaktperson til GET.
Vedtak: Tas til orientering.

Sak 68 (14/15) Referatsaker
a) Referat fra møte i Teknisk Utvalg.
b) Vedlikeholdsplan fra Teknisk utvalg
Leder i Teknisk utvalg har utarbeidet utkast til vedlikeholdsplan for de kommende årene. Utkastet er oversendt styret iht avtale, men leder ønsker mer tid til å bearbeide planen sammen med utvalgets øvrige medlemmer. 
c) Årskontroll
Det er nå litt over ett år siden takene ble ferdigstilt, og styreleder har i den anledning kontaktet Buskerud Blikk for ettårs-befaring. Buskerud Blikk ønsker befaring utsatt til våren, og styreleder har avtalt med Buskerud Blikk at befaringen blir fredag 17. april 2015.
d) Trygg og Sikker brannsikringskontroll.
Brannsikringskontroll 11.11. – ettermiddag/kveld. 22 beboere har meldt at de ønsker besøk. De som ikke får besøk, vil få gratis røykvarsler-batteri av styret, samt – om ønskelig – hjelp til innsetting.
e) Glassmester-anbud. 
Jan Erik har vært i kontakt med Drammen Glassmesterservice, Glassmester Olsen og Lystrup hos Glassmester Christoffersen. Foreløpig mottatt tilbud fra Drammen Glassmesterservice. Christophersen ingen respons. Styreleder bistår Jan Erik om nødvendig.
f) Snørydding, firma Sand
Styreleder har vært i kontakt med Sand som tidligere har hatt ansvar for snømåking og strøing. Han fortsetter etter samme opplegg som tidligere.
g) Nabovarsel
Via NBBO har vi fått oversendt nabovarsel vedr dispensasjonssøknad for tak over ny Marienlyst-tribune. Taket vil gå en meter ut over reguleringsgrensa, men vil ikke påvirke gangstien forbi tribunen.
Vedtak: Tas til orientering

Sak 69 (14/15) Eventuelt
a) Mulig misforståelse av arbeidet NBBO/VaktmesterService skulle gjøre på våre grøntarealer. Dette har derfor blitt noe dyrere enn planlagt. Geir tar nærmere kontakt med VaktmesterService. Viktig for fremtiden at avtaler er tydelige og ikke til å misforstå, og at totalprisen avklares på årsbasis, og ikke bare priser pr. gang.
b) Mette har ikke anledning til å delta på neste ordinære styremøte. Styremøtet blir flyttet sånn at hun kan delta. Tid: Torsdag 11.12.

Referat fra styremøte i Danvik borettslag 
tirsdag 14.10.14 kl. 18 hos Jan

Tilstede: Jan Christensen, Haakon Johansen, Mette Løvgren, Jan Erik Reffhaug.
Forfall: Geir Forbord.

Sak 43 (14/15) Åpning
Vedtak: Jan Erik valgt til referent. Dagsorden godkjent. En sak meldt til eventuelt.

Sak 44 (14/15) Protokoll fra forrige styremøter - godkjenning - signering.
Vedtak: Protokoller godkjent og signert.

Sak 45 (14/15) Reklamasjonssaken mot Byggtek.
Byggtek bestrider våre krav, bortsett fra dekning av rentetap. De ønsker å komme til enighet med oss på et møte som er berammet til mandag 27.10. Styreleder og nestleder deltar. Våre krav anslått til ca. 100.000 kroner. 
Vedtak: Tas til orientering. Evt avtale mellom Borettslaget og Byggtek behandles av styret før endelig godkjenning.

Sak 46 (14/15) Status lufterør/takhatter.
Takhatt/lufterør satt opp og nå gjort helt ferdig på leders hus (nr 40).
Før arbeidet kan ta til på de øvrige hus, må vi ha oversikt fra den enkelte andelseier vedr. dimensjon på lufterør mm. 
Vedtak: Buskerud Blikk må gi endelig pris på tilleggsarbeider som må styregodkjennes før det gis klarsignal. Leder ansvarlig for å innhente nødvendig info fra de enkelte andelseiere.

Sak 47 (14/15) Oppsummering av dugnad. 
Dugnadsleder var fraværende på styremøtet. Styret hadde inntrykk at det generelt fungerte bra. Viktig at redskap og hjelpemidler er tilgjengelig. 30 beboere vil få tilbakebetalt for dugnadsinnsats.
Vedtak: Tas til orientering.

Sak 48 (14/15) GET og utskifting av bokser.
Ny 5 års-avtale med GET underskrevet.
GET ønsker gratis å dele ut nye GET-bokser til de som bl.a. ønsker mulighet for opptak og filmleie, på tirsdag 21.10 mellom kl 18 og kl 19, hos Haakon i nr 36. GET kan hjelpe den enkelte med montering. Styret har tidl. formidlet info fra GET - forstod folk det? Oppslag ved postkassene hengt opp. 
Boks-utskiftingen er kun et tilbud, og de som ikke ønsker ny boks nå, kan få seinere ved selv å kontakte GET.
Vedtak: Tas til orientering.

Sak 49 (14/15) Ettårs-befaring.
Det er i når ett år siden arbeidet med selve takene ble avsluttet, og i den anledning kan vi ta initiativ til ettårs-befaring for å rette opp der det måtte være mangler.
Vedtak: Kontakt tas med Buskerud Blikk vedr ettårs-befaring som ønskes avholdt i november. Ønskelig at også Teknisk Utvalg er representert. Beboere oppfordres til å sjekke om evt. mangler i forbindelse med takarbeidene på eget hus, og å gi beskjed. Leder ansvarlig.

Sak 50 (14/15) Forslag til arbeidsfordelingsliste.
Leder har utarbeidet liste over ulike arbeidsoppgaver i borettslaget. Hvem skal være ansvarlig for hva? Ønske om klar ansvarsfordeling. Diskusjon om hvor omfattende og detaljert lista skulle være.
Vedtak: Tas opp igjen på neste styremøte.

Sak 51 (14/15) Budsjett for 2015.
Vedlagt budsjettforslag oversendt fra NBBO. Haakon refererte foreløpige tall på utgifter. Større overskudd i år bl.a. pga at gammelt lån er innfridd. Budsjettfrist fra NBBO er 12.11.
Vedtak: Haakon legger fram forslag til borettslagets endelige budsjett for 2015 på neste styremøte.

Sak 52 (14/15) Brannsikring - Trygg og Sikker
Trygg og Sikker ønsker å kontrollere røykvarslere og brannslukkingsapparater tirsdag 11. november i tidsrommet kl 16 til 21. Kontroll i hver enkelt bolig koster borettslaget 215 kroner. Alle får tilbud om slik kontroll, det lages liste over «påmeldte» som i forkant oversendes Trygg og Sikker. De som ikke har behov for besøk, vil få utdelt gratis batteri fra borettslaget og evt. hjelp til innsetting.
Vedtak: Kun beboere som ønsker får besøk av Trygg og Sikker. De som melder seg på, men som allikevel ikke er tilstede på aktuell dag, må påregne selv å betale kr 215. Leder ansvarlig for å gi informasjon og følge opp.

Sak 53 (14/15) Søknad om skifte av glass
Beboer har sendt bilde av glassrute, ønsker den skiftet pga punktering. Skriver også at vinduskarm trues av råte.
Vedtak: Utsettes. Jan Erik sjekker muligheten for å inngå fast avtale med glassmester som får all jobb vedrørende glassutskiftinger i borettslaget mot å være villig til å kontrollere de klager som måtte komme. Priser og rabatter må være tilfredsstillende.Styret vil så bestemme seg for hvilket opplegg vi skal ha mht å dekke glassutskiftings-kostnader for andelseierne.

Sak 54 (14/15) Rentebetingelser - innskudd
Styret ønsker bedre rentebetingelser på borettslagets oppsparte midler. 
Vedtak: Haakon undersøker rentebetingelser hos diverse banker, både på lån og innskudd. Serielån framfor annuitetslån kan være aktuelt.

Sak 55 (14/15) Referatsaker.
a. Beboer beskylder styret for å være kilde til rykter om at vedkommende har dobbeltbetalt faktura. Ingen i styret har noe kjennskap til dette eller til de påståtte rykter. Personen som ifølge ovennevnte beboer skal ha spredd ryktene, beklager ifall uttalelsene er oppfattet sånn. Beklagelsen er formidlet til ovennevnte via styreleder. 
b. Beboer mener vi som byggherre må følge Byggherreforskriften og utarbeide en såkalt SHA-plan i forbindelse med oppsetting av lufterør/takhatter.
Saken er tatt opp med Arbeidstilsynet som skriver at et borettslag anses som forbruker og derfor ikke kommer inn under Byggherreforskriften/SHA-krav. Evt forhåndsmelding om arbeidet trengs heller ikke sendes inn dersom arbeidet varer under 30 dager. Dersom det varer lengre kan denne sendes inn av entreprenør.
c. Beboer har klagd over manglende lyspære ved sin garasje - den er nå på plass - og dype hjulspor ved sin garasje som kunne resultert i erstatningssak mot borettslaget om vedkommende hadde brukket ankelen. Viktig at mangler meldes styret sånn at de - om mulig - kan tas på dugnad.
d. Byggtek ønsker betaling dersom borettslaget ønsker å gå gjennom papirene i aktuelle forsikringssaker. Vi finner dette urimelig, har tatt saken opp med Andersen i Boligbyggelagenes Partner som igjen har tatt saken opp med leder Kyrre Hagen i Byggtek. Foreløpig resultat: Byggtek vil i løpet av noen dager skrive ut en skadeoversikt og sende den til oss uten kostnader. Ifall vi ønsker ytterligere opplysninger om den enkelte skade, kan kontakt tas direkte med Andersen.
e. Samarbeidet med Trygg og Sikker vil bli formalisert gjennom skriftlig avtale der det klart vil framgå at borettslaget på forhånd oversender liste til Trygg og Sikker over de beboere som ønsker kontroll. Styreleder arbeider med saken.
f. Ny andelseier godkjent i nr. 80: Tone Elisabeth Larsen og Odd Jorulv Engedahl. Husstanden består av 2 personer, det er et kjøretøy og ingen husdyr. Avtalt overtakelse: 10.10. 
g. Sak vedr. feiing/tilsyn fra styremøte i september. Dersom regning for feiing/tilsyn sendes borettslaget v/NBBO, sendes også purreregning (f.eks. dersom beboer ikke er tilstede til avtalt tid) også til borettslaget. Dersom NBBO skal belaste beboer for dette gebyret, blir det en tilleggstjeneste fra NBBO sin side, som borettslaget vil bli ekstrafakturert for. Dersom regning fra brannvesenet sendes direkte til den enkelte beboer, vil de kreve sånt gebyr direkte av den enkelte beboer. Betaling for feiing/tilsyn, samt evt. gebyr, blir da en sak mellom brannvesenet og den enkelte beboer.
Saken tas opp igjen på neste styremøte.
h. Mail fra ByggProsjekt - konkurrent til Byggtek - der de tilbyr konsulentassistanse på ulike felt. 
Vedtak: Tas til orientering.

Sak 56 (14/15) Eventuelt. 
Vedlikeholdsplan: Haakon refererte fra siste møte i Teknisk Utvalg, synes det var viktig at den vedlikeholdsplan som Teknisk Utvalg skal utarbeide tar  utgangspunkt i hvilke oppgaver som borettslaget (ifølge vedtekter/husregler) er pålagt å utføre, og - der det er mulig - lage tidsplan m/kostnader for disse.

jc-ref

Referat - ekstraordinært styremøter 16.09 - hos Jan

Tilstede: Jan Christensen (JC), Haakon Johansen (HJ), Geir Forbord (GF), Mette Løvgren (ML), Jan Erik Reffhaug (JER). 
 

Sak 40 (14/15) Spørreundersøkelsen.
Gjennomgang av spørreundersøkelsen vedr lufteopplegget.
Mottok svar fra 34 av 37 beboere.
Virker som mange er usikre på sine ventilasjonsløsninger.
Vedtak:  To lufterør vil monteres på alle boligene på borettslagets regning. Dermed får alle forskriftsmessig utluftingsløsning. Alle vil få tilkoblet ventilasjonsrøret fra loftsvifta til lufterøret. De som pr. i dag har kjøkkenventilator med egen motor, vil i tillegg få ventilasjonsrør fra denne tilkoblet det andre lufterøret. De som pr. i dag ikke har behov for en slik løsning, kan koble til ventilasjonsrør fra kjøkkenventilator ved evt. seinere behov. 
Om lufterørene skal plasseres samlet og dekkes av en felles takhatt, eller være mer frittstående, avgjøres etter prøvemontering på styreleders bolig, planlagt fk. fredag (1. Strøm Terrasse 40). 
Pris vil tillegges størst vekt ved valg av endelig løsning.
Der det allerede er luftehatt i forbindelse med kloakkutlufting, kan det være aktuelt med felles takhatt over alle tre rør.

Sak 41 (14/15) Brannsikringsavtalen med Norsk Brannvern.
Avtalen med det private selskapet Norsk Brannvern, inngått i 2009, kan sies opp med 3 måneders varsel. Alle leiligheter får tilbud om kontroll, og borettslaget må betale det samme uansett hvor mange beboere som besøkes. I fjor ble røykvarslere og pulverapparat kontrollert i 29 av 37 husstander, og borettslaget fikk i etterkant tilsendt rapport. 
Trygg og Sikker driver også brannsikring. De kan tilby kontroll hos de beboere som ønsker og som har behov. Evt. avtale med Trygg og Sikker blir rimeligere enn lignende avtale med Norsk Brannvern. 
Vårt forsikringsselskap If gir ingen premiereduksjon når slik kontroll utføres av ekstrern tilbyder. If er av den oppfatning at beboer selv, evt styret, selv bør kunne foreta denne årlige kontrollen, og kun ha lovbestemt ekstern kontroll av brannslukkingsapparat hvert 5. år.  
De mener at brannsikrings-markedet har mange useriøse aktører, men har godt inntrykk av Trygg og Sikker.
Vedtak: Avtalen med Norsk Brannvern sies opp. Det inngås avtale med Trygg og Sikker om kontroll hos de beboere som har behov. De beboere som ikke ønsker besøk får i stedet gratis batteri av borettslaget, samt tilbud om hjelp til batteriskifte.
Vi ønsker at kontroll utføres i november.

Sak 42 (14/15) Dugnad
ML og GF – som er dugnadsansvarlige – orienterte om kommende dugnad som blir onsdag 24. september.  Plakat hengt opp, er også kunngjort med e-post til beboerne. Viktig at vi denne gangen ikke kutter busker/trær som skal ”vernes”. Maling av lekeapparater utsettes da det kan være ønskelig med utskifting. De som ikke kan gjøre dugnad på selve dagen, kan gjøre det i forkant/etterkant, og får da oppgave av Geir.
Vedtak: Tatt til orientering.

jc-ref

Referat styremøte 2.9.14 - hos Mette

Tilstede: Jan Christensen (JC), Haakon Johansen (HJ), Geir Forbord (GF), Mette Løvgren (ML).  
Forfall: Jan Erik Reffhaug.  

Sak 25 (14(15). Dagsorden og referent. 
Vedtak: Dagsorden godkjent. ML referent. 

Sak 26 (14/15). Protokoll
Vedtak: Protokoll fra forrige styremøte godkjent og undertegnet. 

Sak 27 (14/15). Buskerud Blikk, luftehatter og betaling
Boligene mangler lufteløsning i friluft. Dette er i strid med norske byggeforskrifter. Totalentreprenør Buskerud Blikk har godtatt vår reklamasjon, og tilbudt seg å montere en stk lufterør m/takhattt pr. bolig. Beboere som har kjøkkenventilator med egen motor, kan ha behov for ytterligere en stk lufterør/takhatt.
Diskusjon om 1) skal de beboere som har behov for ekstra utluftingsløsning betale for dette?
2) skal styret gå for en løsning med lufterør/takhatt eller skal lufteopplegget bygges inn i en kasse/luftepipe, samt 3) finne frivillig for montering av første lufteopplegg, slik at beboere ser hvordan det blir i tillegg til teknisk inspeksjon av løsningen.
Hvem skal ta byggelederansvar og HMS-ansvar for arbeidet?
Vedtak: 1. Styret vil undersøke hvor mange boliger som har mangelfull løsning før vedtak fattes om det blir egenbetaling eller felles betaling for evt. lufterør/takhatt. Spørreundersøkelse lages og sendes ut.
2. Lufterør/takhatt eller luftepipe: Styret antar at lufterør/takhatt – en eller to pr. bolig - er en tilfredsstillende løsning. Dessuten er den langt billigere enn luftepipe.
3. Prøveløsning: JC sier seg villig til å la montere lufterør/takhatt for at beboere skal få se hvordan det blir og for å undersøke at løsningen blir teknisk tilfredsstillende.
Styret vil be Byggtek vederlagsfritt å påta seg arbeidet med byggeledelse og HMS-arbeid, da vi mener de har delansvar for den opprinnelige feil valgte utluftingsløsning. De må rette opp sine feil. Dersom Byggtek ikke ser seg i stand til dette, vil styret v/leder påta seg byggeledelse, mens HMS-arbeidet er Buskerud Blikk sitt ansvar. Styret vil vurdere å kreve godtgjøring av Byggtek for evt. manglende byggeledelse.

Sak 28 (14/15). Byggtek-reklamasjonen.
Styret er misnøyde med Byggtek sitt arbeide i forbindelse med takomleggingen. Betaling av utestående regninger sendt fra Byggtek til borettslaget, er derfor stilt i bero.
Reklamasjonen går på 
- Byggteks godkjenning av ikke-forskriftsmessig utluftingsløsning
- Byggteks pålegg overfor Buskerud Blikk om legging av musebånd, verken nevnt i anbudsdokumenter eller bedt om via styrevedtak/styreleder.
- Byggteks krav om betaling for oversendelse av viktige byggedokumenter og for deltakelse i bl.a. møter vedr reklamasjonen. Vi mener de her krever betaling for å gjenopprette skadene av sine egne feil.
- Kritikkverdig regnskapsførsel – bl.a. dobbeltbetaling. 
- Krav om kompensasjon for ekstraarbeid påført av borettslagets styre og Tekniske Utvalg mm.
Vedtak: JC sender brev til NBBO/Byggtek og krever erstatning.  

Sak 29 (14/15).  Økonomi – oppsigelse av avtaler
Det er viktig å se på de utgifter og inntekter vi i dag har. Kan vi finne innsparingsmuligheter som vil bety lite for den enkelte? Kan det være aktuelt å la kostnader som i dag betales av fellesskapet, for eksempel gebyrer ved forsinket betaling, i stedet betales av den enkelte? 

1) Akonto-avgift for vann inngår i dag i husleia med kr 539 pr. mnd. NBBO tar kr 8.064 for årlig for administrasjonen med å sende ut regning til de enkelte beboere. Utsendelse av regning kan i stedet gjøres direkte av Vann-og avløpsetaten i Drammen kommune. Beboer betaler da vannregning to ganger i året, jfr. strømregninger. Ordningen vil kreve at styret oversender beboerliste til DBL, men at NBBO – som tidligere - tar seg av evt. purring ved forsinket betaling. Betaling kan ordnes via autogiro/e-faktura.
Skal DBL gå over til en sånn individuell løsning eller fortsette med opplegget slik det er i dag? Løsningen er diskutert både med kommunen og NBBO, som begge aksepterer en slik løsning. 
Vedtak: Ingen endringer gjøres i nåværende ordning.
Protokollmerknad: JC er i mot vedtaket. Går inn for at beboer selv betaler vannavgift direkte til kommunen. Borettslaget sparer penger og får lite merarbeid. Beboere ansvarliggjøres. 

2) Feie- og tilsyn fra Drammensregionens brannvesen skal minst utføres hvert 4. år. Avgiften har de siste 4 år totalt utgjort ca 110.000 kroner, og inngår i fellesutgiftene/husleia. De beboere som ikke bruker ildsted betaler også avgiften. Dersom beboer ikke er tilstede ved for eksempel avtalt tilsynsbesøk, tilkommer gebyr på ca. 500 kroner. Dette betales i dag av borettslaget.
For brannvesenet vil det ikke by på problemer å sende regning direkte til den enkelte beboer.
Vedtak: Utsatt til neste møte. JC finner ut om NBBO kan sende evt. gebyr for manglende tilstedeværelse over til den enkelte dersom ordningen for øvrig fortsetter som i dag.

3) Norsk Brannvern er en privat organisasjon som siden 2009 har hatt årlig inspeksjon i borettslaget. Besøket har i hovedsak gått ut på å teste røykvarsler, levere ut batteri til røykvarsler, sjekke brannslukkingsapparat. Årlig rapport tilsendes, se hjemmesidene. I fjorårets rapport kom det fram at en person ikke kunne behandle brannslukkingsapparat, og at 29 av 37 husstander ble besøkt. Borettslaget måtte allikevel betale for samtlige husstander, totalt kr 9.550 pr. år.
If forsikring gir ingen rabatt når slik avtale inngås, understreker at avtalen ikke er i regi av brannvesenet.
Skal DBL fortsette med avtalen, eller skal vi si den opp? Dersom avtalen sies opp, bør styret supplere alle med gratis batteri, og tilby nødvendig assistanse både til sjekk og batteriskift av røykvarsler. Brannslukkingsapparat trenger – ifølge bruksanvisning - faglig kontroll hvert 5. år, dvs. neste gang i 2018.
Vedtak: Saken utsettes til neste møte. JC undersøker med Norsk Brannvern om de kun kan besøke de beboere som ønsker besøk, og at vi dermed kun betaler for de som får besøk. 

4) Borettslaget har 8 millioner i lån og ca 1,8 millioner i bank. Noe av pengene i bank kan med fordel plasseres på konto som gir høyere rente. Disse pengene kunne eksempelvis øremerkes et spesielt vedlikeholdsfond. NBBO positiv.
Vedtak: HJ undersøker ulike høyrentealternativer til neste styremøte.

Sak 30 (14/15) Get-avtalen
GET-avtalen utløper ved årsskiftet, og HJ har forhandlet frem en forbedret avtale. Styret anbefalte i juni at vi undertegnet denne innen avtalefristens utløp, ingen beboere har kommet med motforestillinger.
Vedtak: Styret v/HJ inngår ny avtale med GET for de kommende 5 år, gjeldende fra 1.1.15. 
HJ utpekes til borettslagets kontaktperson overfor GET. Beboere kan henvende seg til han ved ekstraordinære saker når de ikke får tilfredsstillende problemløsning fra GET. 

Sak 31 (14/15) Dugnad og oppgaver
Borettslagets høstdugnad avholdes 24.9. Ønskelig med forslag til oppgaver.
Vedtak: GF og ML tar en runde i borettslaget og lager en liste over saker som skal gjøres på dugnaden samt lager en plan for dugnaden. JC undersøker hvilken vegetasjon som skal beholdes.

Sak 32 (14/15) Dyrhold
Vedtak: Søknad fra beboer Lange i nr 56 om dyrhold, innvilges. 

Sak 33 (14/15) Takskade
Vedtak: Søknad fra beboer i forbindelse med reparasjon av gammel takskade i stua, innvilges.

Sak 34 (14/15) Brev vedr nettsidene
En beboer har sendt brev til styret. Ønsker bl.a. ikke at styrereferater offentliggjøres, og heller ikke nettdebatt: Mener at det gir uforholdsmessig makt til noen få andelseiere som kanskje ikke representerer noe flertall. Styret og generalforsamling/allmøte skal ta avgjørelsene. Beboer ønsker ikke sitt brev offentliggjort på nettet, men har valgt å sende kopi til forretningsfører. 
Vedtak: Styret er av den oppfatning at informasjon, debatt og diskusjon fremmer interessen for hva som foregår i borettslaget. Alt som ikke dreier seg om rent personlige forhold bør kunne offentliggjøres. Direkte kommunikasjon fra beboer til styret legges ikke ut på hjemmesidene uten samtykke fra beboer. 
Nettdebatt, beboermeninger etc. betraktes som rådgivende, det vil alltid være styre/generalforsamling som tar de endelige avgjørelser.

Sak 35 (14/15) Sykkelhotell
Forslag fra beboer om sykkelhotell. Styret er positive til dette men mener at eventuell plassering og utforming må utredes og at en slik løsning bør være del av en helhetlig plan for garasje- og parkeringsområdene. 
Vedtak: Utsettes i påvente av vedlikeholdsplan for DBL.

Sak 36 (14/15) Arbeidsfordeling
Leder ønsker på neste styremøte å ta en grundigere gjennomgang av ansvarsområder.
Vedtak: Leder gis i fullmakt å godkjenne nye beboere, samt å godkjenne dyrhold når det ikke er nabo-innsigelser. Dersom leder ønsker samtykke-nekt, behandles saken på styremøte. 
GF får fullmakt i å fylle ut/utlevere rekvisisjoner. 

Sak 37 (14/15) Informasjon og spørreskjema
Styret ønsker å kartlegge hvordan de ulike kjøkkenventilator/loftsvifteløsningene fungerer. 
JC lager utkast til spørreskjema og sender for gjennomsyn til resten av styret. GF hjelper med utforming mht teknisk løsning. Skjemaet ønskes lagd både på papir og elektronisk.
Vedtak: DBL sender snarest ut spørreskjema vedr. ovennevnte til beboerne. Kort svarfrist.

Sak 38 (14/15): Orienteringssaker
a) Siden siste styremøte har leder og nestleder deltatt på møter med både Byggtek og Buskerud Blikk i forbindelse med utluftingsløsningen på takene. Leder har også vært i kontakt med bl.a. Vann/Avløpsetaten i Drammen kommune, Norsk Brannvern, Drammensregionens Brannvesen, Skadeavdelingen Byggtek, NBBO (forvaltningskonsulent, regnskapskonsulent, daglig leder), If-forsikring, Teknisk Utvalg, Huseiernes Landsforbund, borettslagets siste ledere.
b) Regnskap 2014 – budsjett 2015. Styremedlemmer kan fritt logge seg inn på Styreportalen for å se ajourførte regnskapstall. Frist for budsjett er andre uka i november. 
c) TU skal diskutere forslag til vedlikeholdsplan, har møte 9.9. HJ deltar på dette møtet da leder er påmeldt NBBO-konferanse samme dag.
d) Lekeapparat og garasjeport.  JC har avtalt med altmuligmann/selvstendig næringsdrivende Tommy Holmstrøm for reparering av stige og fikse en garasjeport. Kan også være aktuelt at han sjekker flere garasjer, etter forutgående kartlegging. 
e) Utleverte rekvisisjoner. Siden sist er utlevert rekvisisjon til Lothe på verandamaling og murmaling. Viktig å sjekke at gebyr ikke påføres og at kun det som nevnes på rekvisisjon innkjøpes på borettslagets regning (f.eks ikke pensler dersom kun maling nevnes). Evt. restmaling leveres tilbake til borettslaget v/GF.
f) Ny beboer. Styreleder har godkjent ny beboer i nr 56: Lange. 
g) Brev fra beboer om manglende opprydding etter grasskutting i skråning, og forslag om bedre presentasjon av folk som bor i borettslaget.
h) Beboer har maurproblem på kjøkken og vil vise oss stygge vindusruter som han ønsker skiftet. Styret skal foreta en inspeksjon for å avklare hvilken type skade som har oppstått på vinduene for å avgjøre om dette faller inn under vedlikeholdsområdet til borettslaget eller er noe som må dekkes av beboer. Maurproblematikk er i utgangspunktet ikke borettslagets ansvar. Dog er det ønskelig å kartlegge mauromfanget i borettslaget, for eksempel i forbindelse med spørreundersøkelse. 
i) Tidligere vannskade i bolig skyldes brudd i rørkobling på toalett. Styreleder vil utarbeide rutiner for fremtidige framgangsmåte ved forsikringsskader. 
j) Ettårs-befaring. I oktober er det ett år siden takene ble ferdige. Leder vil ta initiativ til ettårs-befaring, etter forutgående spørreundersøkelse blant beboerne.
Vedtak: Tas til orientering.

Sak 39 (14/15) Eventuelt
- Styremøte: JC er fraværerende i perioden 27.9-13.10. Neste ordinære styremøte blir derfor flyttet ei uke, til tirsdag 14. oktober kl. 19. Det blir muligens ekstraordinært styremøte i siste halvdel av september.
- Beboerfesten. Styret synes beboerfesten sist fredag gikk meget bra. Mange beboere møtte, og folk ble bedre kjent med hverandre. Tiltaket fortjener årlige repriser, gjerne siste fredag i august.
Takk til Linette som tok initiativ, til Mette som lagde plakat, og til Lars som ordna grill.

ml-ref

Referat fra styremøte 02.06.2014  

Sted: 1. Strøm Terrasse 110.
Tilstede: Jan Christensen (JC), Jan Erik Reffhaug (JER), Haakon Johansen (HJ), Geir Forbord (GF) og Mette Løvgren (ML).  Forfall: Ingen

Sak 12 (14/15) DAGSORDEN
Vedtak: Dagsorden godkjent.

Sak 13 (14/15) PROTOKOLL FORRIGE MØTE
Vedtak: Protokoll godkjent og undertegnet.

Sak 14 (14/15) OPPSUMMERING DUGNAD
GF, som dugnadsansvarlig, ga en oppsummering/evaluering av vår-dugnaden 2014:
•Godt fremmøte med 26 deltagere på dugnad.
•Trenger bedre utstyr for å gjøre en god jobb med gressklipping etc 
•Ca 20 garasjeporter inspisert, men noen av dem har fortsatt mangler. 
•Hyggelig med bevertning etter dugnaden
•To oppgaver, kvalitetssikre huskestativ og male gult gjerde ved 40/42, ble ikke gjennomført.
Vedtak: Tas til orientering. JC vil informere beboerne om at eventuelle mangler på garasjene må meldes til styret slik at manglene kan bli rettet opp.

Sak 15 (14/15) DANVIK BORETTSLAG SIN HJEMMESIDE 
Styret er opptatt av at det er full åpenhet om hva som skjer i borettslaget. Vårt nettsted (www.danvikbl.no eller www.danvbikbl.no/beboer.htm) vil bli brukt som et verktøy for å oppnå dette målet.
Vedtak: Styret vil holde nettsidene til borettslaget oppdatert.  JC og GF får hovedansvar for denne oppgaven. Et prinsipp for nettstedet er at det praktiseres åpenhet om det som skjer i borettslaget. Styret ønsker også å legge forholdene til rette for at nettstedet kan brukes til debatt og meningsutveksling om ulike saker og temaer. E-post er den primære kommunikasjons-metoden og vil bl.a. brukes til å informere beboerne når nettstedet er oppdatert med viktig informasjon. Beboere som ikke har e-post adresse, vil så langt som mulig og dersom de ønsker det, få papirkopi av viktig materiale. Innkalling til fellesmøter, dugnader etc vil som tidligere også bli bekjentgjort på oppslagstavlene på postkassestativene.

Sak 16 (14/15) TAK OG LUFTEPIPER
Takene mangler luftehatter – noe som ifølge Teknisk Utvalg og uavhengig ekspertise – strider mot forskrifter. Lufterøra fra 1. etasje og kjøkkenkomfyr har utløp på loftet (i luftelyra) og ikke i en særskilt luftehatt på taket. På vinteren kan loft fortsatt bli for varmt, is smelter på taket og fryser seinere til istapper. 
Byggtek har opplyst at Buskerud Blikk erkjenner mangler og vil lage prototype med luftehatt som har plass til to rør (et fra 1.etasje og et fra komfyr) i løpet av juni måned. Leder og nestleder vil ha snarlig møte med Buskerud Blikk for å avklare diverse kontraktsforhold.
Vedtak: Styret i DBL tar leders orientering til etterretning. Teknisk Utvalg involveres i det videre arbeidet med forskriftsmessige luftehatter/lufteopplegg.

Sak 17 (14/15) BETALT ARBEID FOR BORETTSLAGET
Vedtak: Beboere som utfører praktisk arbeid for borettslaget, kan lønnes for medgått tid etter en timesats på kr. 175,- inklusive feriepenger. Styret må gi forhåndssamtykke. Arbeid utført av styremedlemmer eller medlemmer av Teknisk Utvalg trenger ingen forhåndsgodkjenning såfremt totalt honorar ikke overstiger kr. 500,-.

Sak 18 (14/15) AVTALE - LEVERANSE AV TV OG BREDBÅND TJENESTER
Den kollektive avtalen med Get går ut ved årsskiftet og en evaluering av alternative løsninger må gjennomføres. Get og Altibox er leverandørene som kan tilby disse tjenestene. Målet er å få bedre betingelser (bedre tilbud til en lavere pris) enn dagens avtale. Avgjørelse må tas senest innen utgangen av september. 
HJ ga en foreløpig oppsummering:
•Borettslaget kan anskaffe et tilsvarende produkt til noe lavere pris
•Noen flere funksjonaliteter og høyere bredbåndshastighet vil være inkludert i ny avtale
•Leverandørene tilbyr nesten identisk basisprodukter
•Den største forskjellen er at med Altibox må fiber legges til alle husstander og ledningene til husene må byttes med nye kabler. Dette arbeidet vil ta ca 2 til 3 uker
•Med Altibox vil borettslaget vil vi eie en fiberledning per husstand for evig tid, selv om vi ikke bruker Altibox etter utgått kontraktsperiode.
Vedtak: Styret anbefaler at borettslaget inngår en ny avtale med Get, men ønsker å høre beboernes mening før avtale inngås. Styret vil ta endelig avgjørelse innen utgangen av september.

Sak 19 (14/15) HAGEFEST I AUGUST
Styret har mottatt forslag om å gjennomføre en ”lavterskel”-hagefest etter fellesferien. Det er mange nye beboere og det hadde vært hyggelig med et langbord, bålpanne og en grill på sensommeren. Forslagsstiller kan lage kunngjøring.
Vedtak: Styret synes forslaget er bra og setter av fredag 29. august (dvs. uka etter Elvefestivalen.) Borettslaget spanderer grillkull. ML fra styret kan – om ønskelig – bistå.

Sak 20 (14/15) SØKNADER FRA BEBOERE
To søknader og et spørsmål fra beboere ble behandlet:
1. NN1 har fått tillatelse av tidl. styre til å male murveggen, og søker om at borettslaget dekker kostnader ved innkjøp av maling.
Vedtak: Styret godkjenner søknaden, men ber om at allerede innkjøpt maling brukes før ny maling kjøpes inn. All innkjøp av maling fra Lothe skal skje med rekvisisjon fra Styret.
2. NN2 ønsker å skifte glassene i flere vinduer da han mener at glassene er stygge.
Vedtak: Beslutning utsettes til inspeksjon av vinduene er gjennomført av JC .
3. Spørsmål fra NN2: ”Borettslaget har etter hvert fått en del forskjellige fasadevalg og lurer derfor om rekkverk og gulv på verandaen må males i samme farge som resten av bygningen."
Vedtak: Ytrevegger og verandarekkverk må males i samme farge som resten av borettslaget. Maling, eventuelt beis, til gulv på veranda/terrasse bekostes av den enkelte borettshaver og fargevalg her bestemmes av den enkelte beboer.

Sak 21 (14/15) RUTINER VEDRØRENDE SØKNADER
Vi ønsker klare retningslinjer mht. når beboer trenger å søke styret. Søknadene skal være skriftlige, bl.a. for å unngå forskjellsbehandling.
Vedtak: Styret har utarbeidet diverse retningslinjer for bl.a. søknader. Disse er tilgjengelig på hjemmesidene under ”Viktig Info”.

Sak 22 (14/15) KONSTITUERING
Vedtak: Styret konstituerer Jan Erik Reffhaug som nestleder og Mette Løvgren og Geir Forbord som dugnadsansvarlige.

Sak 23 (14/15) REFERATSAKER
Bl.a. ble følgende saker referert:
- Referat fra første møte i Teknisk Utvalg. 
- Plenklipping – ingen beboere interessert, NBBO-vaktmesterservice har jobben i år som i fjor.
- To stuetak har hatt vannskader i årevis. Tidl. styre har vedtatt utbedring, og arbeidet settes nå i gang. Burde egentlig vært forsikringssak overfor Isola, men sommel  har ødelagt denne muligheten.
- Vannlekkasje – skyldes visstnok feil på toalett.  Må prøve å finne ut om Byggtek (som tar seg av våre forsikringssaker) vil foreta seg noe overfor produsent.
- Regninger fra Byggtek og Buskerud Blikk gjennomgått. Feil funnet, vi har betalt 30.000 kroner for mye. Pengene vil bli tilbakeført.
- Vi har reservetrinser til garasjeportene – til de som måtte trenge.
- Tilbud om inspeksjon fra Norsk Brannvern forening.  Tas opp igjen til høsten.
- Styreleder vært i kontakt med Mediaa i DnB vedr bedre rentebetingelser på innskuddskonto. Kan overføre noe til høyrentekto, som gir 0,3% bedre rente. Undersøker andre banker, ikke illojalt if. Mediaa.
- Alle styremedlemmer gis tilgang til vår epost-konto: danvikbl@hotmail.com 
Vedtak: Tas til orientering

Sak 24 (14/15) EVENTUELT
Ingen andre saker ble behandlet

HJ referent

Referat fra styremøte 05.05.2014.

Sted: 1. Strøm Terrasse 40, Drammen.
Tilstede: Jan Christensen (JC), Jan Erik Reffhaug (JER), Haakon Johansen (HJ), Geir Forbord (GF), Lars Hjelmås (LH, vara).
Forfall: Mette Løvgren

Sak 1 (14/15). KONSTITUERING
Styreleder ønsket velkommen. Hver enkelt presenterte kort seg selv. JC ønsket at et av styremedlemmene kunne tre inn som nestleder for å sikre kontinuitet ved evt. leder-fravær. Tas opp på neste styremøte

Sak 2 (14/15). Fra NBBL
Undertegning av papirer, fullmakter iht lov og øvrige regler.

Sak 3 (14/15). ÅRSMØTEPROTOKOLL
Evt innkalling av varamenn m/møteplikt ved styrefravær ble diskutert. Siden varamennene er likestilte, kan hvem som blir innkalt variere. Var ellers enighet om at alle varamedlemmer får tilsendt styremøtepapirer og kan delta på styremøtene med tale- og forslagsrett. Arbeidet med TU videreføres i styret iht vedtak på årsmøtet, husordensreglene får en ny bestemmelse om bruk av parkeringsplassene.

Sak 4 (14/15). DUGNAD
Dugnaden ble fastlagt til 14.05, kl.18. GB er styrets representant og organiserer iflg. styrets prioriteringer som bl.a. er sjekk av garasjeportene samt fylle hull i asfalten diverse steder. JER sørger for kaffe og vafler. JC setter opp skriv ved postkassene, beboerne oppfordres til å komme med innspill.

Sak 5 (14/15). TEKNISK UTVALG
Det ble diskutert og vedtatt retningslinjer til utvalget, samt medlemmer. Geir Enersen, Kristi Nyblin og Einar Fossberg hadde alle sagt seg villig. De ble alle oppnevnt for en tre-års periode. JC innkaller til første møte.

Sak 6 (14/15). PLENKLIPPING OG FOREFALLENDE VAKTMESTERTJENESTER
Det ble vedtatt å undersøke mulighetene for et internt opplegg. Hvis ingen beboere er interessert vil NBBL/vaktmestertjenester få oppdraget som før.

Sak 7 – 2014/15). TAK OG MANGLENDE LUFTEPIPER
Vi mener alle leilighetene skulle hatt egen luftepipe på taket, og at dagens løsning ikke er forskriftsmessig. Dette er en "reklamasjonssak" og blir fulgt opp av byggeleder og styret/TU.

Sak 8 (14/15). VANNSKADER
Røropplegget ble skiftet i 2010, men det har vært nye vannskader etter den tid. Styret arbeider videre med saken.

Sak 9 (14/15). INFORMASJONSARBEID
Nettavis må aktiviseres. Diskutert forskjellige løsninger. GF/JC ansvarlige. JC samler inn e-postadresser fra beboerne.

Sak 10 (14/15). AVTALE OM TV, INTERNETT ETC.
Nåværende GET-avtale må evt. sies opp innen 1.10. Vedtatt å sjekke hva som kan gjøres for å forbedre nåværende avtale, eller om annen leverandør kan gi bedre tilbud. HJ og GF vil utrede saken.

Sak 11 (14/15). MØTEKALENDER
Det ble vedtatt at styremøter avholdes første tirsdag i måneden, bortsett fra sommermånedene juli og august. Høstdugnaden vil finne sted onsdag 24. september 2014. Generalforsamling tirsdag 24. mars 2015 (ei uke før påske).

JER, ref